Falta de concentração? Estas cinco convicções podem estar a matar a sua produtividade

Já sentiu que esteve durante horas no escritório, à frente do computador, mas não conseguiu concretizar nada do que tinha planeado? Nem sempre é possível fazer com que todos os dias sejam produtivos da mesma forma. Contudo, a maioria dos trabalhadores quer cumprir tarefas, ser eficiente e alcançar os objetivos com organização e método.

Um estudo da RescueTime, um software que monitoriza a forma como é despendido o tempo, e citado pela mesma publicação, revela que a maior parte das pessoas só consegue ter 12 minutos de trabalho sem interrupções num dia inteiro de trabalho. A Harvad Business Review identifica cinco pensamentos que podem ser prejudiciais para a concentração, e consequentemente, para a produtividade no local de trabalho.

1. Sobrestimar o tempo disponível

Segundo o estudo, apenas 26% dos profissionais consegue completar o que tinha planeado para o seu dia de trabalho. Se tem uma grande tarefa em mãos é provável que se sinta otimista, e acredite que conseguirá dedicar algumas horas de trabalho – e talvez o dia todo – para as completar. Contudo, as distrações ao longo do dia sucedem-se, entre emails, reuniões, telefonemas, conversas com colegas ou interrupções, e o tempo vai-se esgotando, alerta a publicação.

Mesmo as tarefas mais complexas vão exigir passos mais simples, como fazer contactos, pedir conselhos ou pesquisar informação suplementar. A solução, sublinha a Harvard Business Review, é tirar proveito dos momentos “mortos” para concluir as tarefas que não exigem tanta concentração. O ideal é ser realista em relação ao tempo que terá disponível para concretizar uma tarefa com total atenção, sem ser interrompido. Estipule prazos e defina prioridades reais para que consiga concluir uma tarefa em tempo útil, durante o dia de trabalho.

2. Ignorar métodos por serem demasiado simples ou aborrecidos

Planear o dia, escrever os objetivos numa lista, ter os materiais necessários ou diminuir o número de tarefas e decisões para reduzir a fadiga mental são alguns dos conselhos mais básicos para a autogestão e aproveitamento do tempo. Contudo, a maior parte dos trabalhadores tende a ignorar os métodos que facilmente reconhece e sabe que funcionam, por serem “conselhos antigos”.

Ignorá-los pode ser “fatal” para a produtividade. Assim, para cada projeto defina a próxima ação e prefira as soluções simples, em vez das mais complexas.

3. Pensar na mudança de forma radical

O pensamento pode ser traiçoeiro. Muitas vezes suspeitamos que uma certa mudança de hábito nos ajudaria a ser mais produtivos, mas a resistência à mudança impede-nos de avançar. Sabe que dormir mais horas o ajudaria a ter um melhor desempenho mas prefere deitar-se tarde? Tente automatizar as luzes de sua casa para escurecer mais cedo ou planear o dia de trabalho ao fim da tarde, em vez de o fazer à noite. O segredo é fazer pequenas alterações, que poderão ter resultados significativos.

4. Esquecer-se de algumas tarefas, por serem pouco frequentes

Se há alguma tarefa no trabalho que só precisa de fazer uma ou duas vezes por ano, é natural que possa esquecê-la. Para evitar perder tempo para realizar este tipo de tarefas, a solução é escrever as instruções numa folha, ou no computador, e guardá-lo para a próxima vez. Guarde-as num local onde facilmente as possa encontrar novamente. Esta é uma forma de evitar perder tempo que poderá ser precioso para conseguir cumprir as tarefas que tem prevista para o seu dia de trabalho.

5. Subestimar as consequências do tempo (e energia) que desperdiça

Os dez minutos que perde a responder a um email que não precisava de uma resposta imediata, ou os minutos que despende à procura de informação que não é urgente, podem ter consequências mais sérias do que pensa. Em muitos casos, essa “quebra” de concentração pode interromper o fluxo de trabalho e consumir energia desnecessária.

Não deve subestimar a perda de energia em pequenas tarefas mas sim criar métodos de organização para decisões desnecessárias, simplificar tarefas, agrupar, automatizar ou usar listas de verificação, que vão evitar perdas de tempo. Para além disso, estas interrupções levam à falta de motivação, insatisfação e consequente mal-estar no seu local de trabalho.

Há quem defenda que as frequentes interrupções possam estar entre as desvantagens das tendências dos escritórios do futuro, tal como o open space, onde as pessoas trabalham todas no mesmo espaço, e produzem mais ruído.