BRANDS' ECO O fim do papel e o processamento automático de faturas

Este difícil ano de 2021, fortemente condicionado pelos efeitos da pandemia, traz um desafio suplementar para as empresas: a necessidade de adaptação e cumprimento de um conjunto alargado de novas regras impostas aos sistemas de faturação. Este desafio será também uma oportunidade para a modernização dos sistemas e dos processos de registo, tendo como objetivo terminar com a utilização das faturas em papel.

A maioria das medidas está prevista no Decreto-Lei n.º 28/2019, mas os prazos de implementação foram sendo recalendarizados pela Autoridade Tributária (AT) devido à pandemia.

• QRcode nas faturas e comunicação das séries de documentos: permitirá a leitura por parte da AT para registo no e-fatura e ao mesmo tempo facilita a contabilização automática dos documentos de compra, sem recorrer a métodos falíveis de OCR (Optical Caracter Recognition). Introdução do código único do documento, o ATCUD;
• Assinatura qualificada: um PDF normal não terá validade legal como fatura eletrónica e não evitará o papel. Passará a ser obrigatória, a partir de julho, a assinatura qualificada do emissor (Com um certificado como a CMD – Chave Móvel Digital ou o Cartão do Cidadão);
• Faturação ao Estado por EDI: as entidades estatais só vão aceitar a partir de julho faturas comunicadas via EDI (Electronic Data Interchange), rececionadas pela eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da AP) no formato CIUS-PT;
• Arquivo eletrónico na Contabilidade: as imagens dos documentos associadas ao registo contabilístico dos mesmos têm valor probatório e evitam o arquivo em papel (as tradicionais capas de documentos da contabilidade).

Código QR e código único do documento nas faturas e documentos fiscalmente relevantes

Uma das mais relevantes alterações está relacionada com a inclusão obrigatória em todas as faturas, talões, guias de transporte e recibos, ou quaisquer documentos fiscalmente relevantes, de um QR Code, que representa a informação atualmente comunicada ao e-fatura.

O código QR deve ser impresso em todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes a partir de 1 de janeiro de 2022 e deve ser acompanhado pelo código único do documento, que conjuga o código da série comunicada com o numerador do documento na série – o ATCUD. O código deverá ter um tamanho mínimo de 3×3 cm com uma margem de segurança de 0,25 cm.

Normalmente, os QRcodes com publicidade representados nos documentos têm associado um URL (endereço de uma página na Internet) que ao ser lido no telefone, é sugerida a abertura da página correspondente, como nos casos dos menus dos restaurantes. No caso do QRcode da AT isso não acontece, trata-se apenas da representação dos dados da fatura numa estrutura definida pela AT. Para ser lido é necessário utilizar uma app que reconheça essa estrutura, a câmara do telefone irá dar um erro “Não foram encontrados dados válidos”.

Fatura eletrónica e arquivo eletrónico de documentos: quais as diferenças?

Estão previstas na legislação duas formas de representação de faturas eletrónicas:

• Ficheiros em formato PDF, assinados digitalmente, com um certificado qualificado pertencente à entidade emissora do documento;
• Documentos comunicados por EDI entre dois sistemas de informação, no formato CIUS-PT (nova norma portuguesa de representação de faturas).

Os documentos em PDF são a forma mais utilizada na faturação entre empresas e consumidores finais, ou mesmo entre empresas, sempre que o registo do documento pelo comprador não obriga ao detalhe dos artigos comprados, bastando o enquadramento numa categoria de despesa na contabilidade. A partir de julho de 2021, estes PDF têm que ser assinados com um certificado qualificado da entidade que emite a fatura.

O formato EDI é muito menos utilizado, apenas quando o comprador tem uma grande preponderância sobre os seus fornecedores, como o caso dos grupos de distribuição alimentar e agora o Estado. Neste caso, o comprador exige que lhe seja enviada a fatura num formato XML para que seja diretamente interpretada no sistema de informação do cliente. O Estado identificou a eSPap como entidade que irá rececionar as suas faturas EDI e definiu como obrigatoriedade para as PMEs o dia 1 julho de 2021. As Microempresas e as Entidades da própria Administração Pública só estão obrigadas a partir de janeiro de 2022.

Que tipo de documentos pode ser arquivado digitalmente, evitando o papel?

O Decreto-Lei n.º 28/2019 veio permitir que as faturas e demais documentos da contabilidade passaram a poder ser digitalizadas e arquivadas em formato digital, podendo mesmo ser descartados os originais recebidos em papel após a submissão da Declaração do IVA. Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais, não é necessário que seja uma Fatura Eletrónica. Na prática o arquivo de documentos na contabilidade poderá ser totalmente desmaterializado, desde que observados os requisitos identificados no diploma.