Mais uma reunião que podia ser um email? 5 estratégias para liderar equipas em teletrabalho

Skype, Webex, Zoom, Microsoft Teams, WhatsApp… Estas plataformas digitais tornaram-se os pontos de encontro diários para milhões de pessoas em teletrabalho. Desde o início da pandemia que as reuniões e encontros presenciais foram substituídos por novas rotinas que incluem as videochamadas diárias e que, muitas vezes, se estendem por várias horas.

“Ninguém acha boa ideia ocupar boa parte do dia em reuniões, todos os dias, mas desde o início do trabalho remoto na era pandémica, muitas pessoas têm vindo a fazer exatamente isso. Um calendário cheio de videoconferências com a equipa virtual pode parecer uma espécie de limbo: um estado de tagarelice sobre o que precisa de ser feito, mas não está a ser feito… porque está demasiado ocupado em reuniões”, começa por referir a Adecco Portugal, em comunicado.

Perante a “febre” das videochamadas e de forma a ajudar os líderes a ultrapassarem as dificuldades de gerir equipas em teletrabalho, a empresa de recursos humanos dá algumas dicas para reunir com menos frequência, mas manter o sentimento de envolvimento e integração:

1. Faça a si próprio esta pergunta: é mesmo necessário convocar uma reunião?

Um estudo anónimo da atividade das equipas da Microsoft, realizado entre fevereiro e agosto de 2020, mostrou um aumento de 55% no número de reuniões e chamadas por semana, impulsionado pela mudança para trabalho remoto durante a Covid-19. “Foi uma tentativa compreensível de permanecer ligado, e provou ser insustentável”, afirma a Adecco.

A comunicação deve ser, cada vez mais, assíncrona, o que não impede a colaboração ou o avança do trabalho, Aliás, muitas vezes, diz a empresa, as equipas conseguem fazer o mesmo trabalho de maneira mais rápida e conveniente se as pessoas intervierem de forma assíncrona. E, quando precisar realmente de se reunir, não se esqueça de atribuir papéis (líder, apresentador, anotador) e comunicar o objetivo da reunião no convite.

2. Reequacione periodicidade ou duração das reuniões

Às vezes, as reuniões mais longas são realmente necessárias. Mas enquanto reúne, os colaboradores envolvidos na meeting têm as suas tarefas suspensas e, por vezes, só conseguem recuperar se trabalharem horas a mais, de modo a cumprirem os prazos.

Há duas soluções possíveis: “talvez não seja possível evitar uma reunião longa, mas vale a pena reequacionar a sua periodicidade; ou então manter a mesma periodicidade, mas reduzir o tempo de reunião”.

3. Tenha em conta o tempo médio de concentração

Após cerca de 30 a 40 minutos de concentração, é normal que a fadiga começa a instalar-se. A sugestão da Adecco é que, sempre que seja possível, limite as reuniões a 25 – 50 minutos. No entanto, se precisar de mais tempo, opte por criar um intervalo de cinco minutos. “Dê ao seu cérebro – e ao da sua equipa – tempo para recarregar.”

4. Mantenha a cultura empresarial viva

Apesar de, muito provavelmente, no ano passado não se ter realizado o retiro anual da empresa, o jantar de Natal ou a comemoração do aniversário, é importante manter viva a cultura da empresa e criar alguns momentos mais informais, de descontração e convívio entre todos os elementos das equipas.

“Seja criativo e aproveite para inovar dentro da cultura da empresa: pode ser difícil, mas este período é uma oportunidade para tal.”

5. Resista à síndrome de FOMO (Fear of missing out)

“É provável que esteja a assistir a reuniões onde a sua presença não é necessária. O medo de perder algo, ficar de fora e falhar é um sentimento real. Permita-se a si e aos seus colegas de equipa faltar a reuniões não essenciais”, aconselha a empresa de recursos humanos.

Pode, por exemplo, pedir a alguém que tome notas claras e concisas, seguir a reunião através de um chat ou ouvir a gravação da mesma mais tarde.