Quer ser mais organizado no trabalho? Siga estas cinco dicas

“Aprender a ser organizado é uma habilidade”, diz a Adecco, empresa de Recursos Humanos e Outsourcing, que assume ser necessário alguma prática para dominar o ofício de conseguir planificar e definir prioridades. Para conseguir gerir o seu tempo no trabalho, ajudar no foco e aumentar a produtividade, a consultora lista cinco dicas para uma gestão diária eficiente:

1. Identifique no que investe o seu tempo diariamente
   É importante que “analise o que faz diariamente no seu trabalho”, registando (se necessário) as tarefas e o tempo dedicado a cada uma. Há mesmo aplicações para usar em smartphones e computadores que “podem ser uma boa ajuda”.
2. Concentre-se e não se distraia
   Acabar com o multitasking e fazer “apenas uma coisa de cada vez” até terminar. A razão desta dica, explica a consultora, relaciona-se com o facto de o cérebro humano ser mais produtivo quando se concentra numa coisa de cada vez. “Por exemplo, se precisa de escrever um texto, tente não atender o telefone ou distrair-se com os emails”. Retomar uma tarefa, como escrever um texto, pode custar tempo valioso. A ideia é que organize o tempo para cada tarefa, “evitando distrações indesejáveis”.
3. A agenda é sua amiga
   “O importante é obter o melhor desempenho possível do seu tempo” pelo que cumprir criteriosamente o início e fim de uma reunião, por exemplo, é essencial para que mantenha o seu dia dentro do planeado. Além disso, “ter e manter uma agenda com as tarefas a curto, médio e longo prazo, reuniões e prazos de entrega, permite que tenha o pipeline de tarefas atualizado e cumprido e cruzá-lo com objetivos e com a sua própria agenda pessoal”.
4. Identifique o que é urgente e o que é importante
   “Na maioria das vezes, o urgente não é importante. O nosso dia-a-dia pode estar cheio de ‘emergências’ que não nos ajudam em nada. Deve tentar identificar o que é realmente importante para poder dar prioridade ao que merece”.
5. Reveja os seus planos
   Por mais que planeie e preencha a agenda é importante que “dê uma vista de olhos semanal para fazer o balanço do que foi feito e do que poderá futuramente ser evitado para ser mais eficiente”.