Flexíveis, colaborativos, versáteis: para cada escritório, seu mobiliário

Um cesto de papel metálico. Foi a primeira peça de mobiliário da Steelcase, criada há 108 anos. “Imagine um escritório, cheio de papel, móveis em madeira e as pessoas a fumarem lá dentro”, começa por contar Rui Malcata, diretor de operações da Steelcase em Portugal. “A partir daí, foi sempre a olhar para as pessoas e para as necessidades que tinham no seu local de trabalho”.

Há 36 anos em Portugal, a empresa de workplace design cria soluções para os espaços de trabalho e mobiliário de escritório que permitem os trabalhadores serem mais felizes e produtivos, ao mesmo tempo que ajuda os gestores a alcançar objetivos de negócio.

“Ajudamos os nossos clientes a perceber e potenciar a relação entre as suas pessoas, os lugares e a tecnologia, tornando os espaços de trabalho mais atrativos e produtivos e os seus colaboradores mais comprometidos e satisfeitos”, explica o diretor. Nesta empresa de arquitetura e design, os escritórios são verdadeiras ferramentas de gestão estratégica do negócio.

Soluções de design para novas formas de trabalhar

“Não há dois espaços de trabalho iguais. Há um sem número de situações comuns dentro das organizações, mas o resultado final nunca é igual”, refere Rui Malcata. Do extenso portefólio da empresa, Rui destaca as linhas Steelcase Flex Collection, Inspiring Spaces, WorkCafé, o sistema modular acústico Air; as opções mais tecnológicas como o Room Wizard, Virtual Puck e Media:scape e ainda a linha Creative Spaces, desenvolvida em parceria com a Microsoft.

Todas servem um propósito, que pode passar por criar espaços mais flexíveis, colaborativos, versáteis, que proporcionem um maior contacto com os clientes, mais acesso à tecnologia ou privacidade, e “cada cliente é um projeto, com necessidades e objetivos como o de otimizar recursos, atrair e reter talentos, fomentar colaboração, a imagem de marca, o bem-estar, mas com especificidades distintas ditadas pelo seu negócio, pelas suas pessoas e pela sua cultura”, frisa Rui Malcata.

“Até há muito pouco tempo, o espaço de trabalho e os equipamentos eram considerados uma commoditie. Comprar mesas e cadeiras era a mesma coisa que comprar papel para a fotocopiadora”, recorda. “Já existe alguma maturidade na solicitação, ou seja, as empresas já não querem espaços agile porque está na moda. Há um entendimento muito forte do que é ser agile e o que é que isso implica em termos de processos“, salienta Rui Malcata.

Ter os escritórios prontos para a mudança. Esse é um passo que ainda está a ser dado.

A Steelcase projetou os novos escritórios da Microsoft, no Parque das Nações, em Lisboa, e foi responsável pelo projeto da nova da Johnson & Johnson, da Itachi da SAP. Atualmente, está a projetar a nova sede no BNP no Porto, que vai acolher mais de 1.000 trabalhadores. Fundada em 1912, a empresa tem 11 trabalhadores em Portugal – mais de 12.000 em todo o mundo -, e soma mais de quatro mil patentes de soluções de arquitetura, mobiliário e tecnologia. Trabalha com todo o tipo de clientes. No entanto, Rui Malcada tem um critério de escolha: “têm de ser empresas que valorizem as suas pessoas e que entendam que o espaço de trabalho é uma ferramenta de gestão das suas pessoas e do seu negócio”.

Estar presente, antes e depois

A Steelcase distingue-se pela forma como combina os serviços de workplace design com workplace advisory, através de assessoria e consultoria às empresas. Antes de começar a desenhar um novo projeto, os arquitetos, designers e até gestores de pessoas da empresa ajudam os clientes a antecipar as suas necessidades. “Procuramos identificar quais as áreas em que sentem que o seu espaço atual não está a funcionar, ou a criar dificuldades, nos mais diversos âmbitos do negócio”, explica Rui Malcata. O responsável alerta que é fundamental incluir os trabalhadores no processo de mudança. E é aí que a Steelcase pode ajudar. “Aconselhamos a empresa e ajudamos a fazê-lo. Temos um processo no qual podemos ir ter com os trabalhadores, um a um, e explicar como funciona”, conta. E saltar este passo pode ter consequências. “Vamos encontrar depois as pessoas mal sentadas e, muitas das vezes, numa cadeira que custou muito mais do que aquela que tinham anteriormente. Estão mais insatisfeitas porque não lhes foi explicado como tirar o benefício”, exemplifica. Nas linhas mais tecnológicas, a Steelcase instala dispositivos que permitem aos gestores avaliar a forma como os trabalhadores utilizam o espaço.

Temos de perceber o que é uma organização, como é que ela funciona, como é que ela se move, o que é que ela precisa para viver, nos mais diversos setores.

Além de projetos maiores, a Steelcase também desenha peças de mobiliário individuais, como é o caso da cadeira Gesture, criada a partir do estudo dos movimentos do corpo em interação com a tecnologia. “Temos um conhecimento transversal, porque para nós tudo afeta o workplace. Temos de perceber o que é uma organização, como funciona e se move, e do que precisa para viver, nos mais diversos setores”, reforça Rui Malcata.

À medida das pessoas

“Entendemos que o espaço de trabalho deve ser um ecossistema, desenhado para se adaptar e evoluir ao longo do tempo, otimizando os meios disponíveis enquanto promove o engagement dos colaboradores”, defende Rui Malcata.

Open space, clean desk, hot seat e, até remote, são alguns dos conceitos que fazem parte dos espaços de trabalho do futuro. À medida que estas tendências vão definindo a construção dos escritórios, aumenta a urgência de olhar para as necessidades reais de quem utiliza os espaços, alerta Rui Malcata. “Não ter um local fixo facilita a mobilidade tão necessária no espaço de trabalho, mas nós gostamos de sentir que há ali algo que é nosso”, exemplifica. Por outro lado, “se tenho de estar concentrado preciso de um espaço que seja sossegado, em que eu tenha ferramentas que auxiliem a minha privacidade e me impeçam de ser interrompido”, acrescenta.

Ajudamos os nossos clientes a perceber e potenciar a relação entre as suas pessoas, os espaços e a tecnologia.

O que mais impacta os espaços de trabalho é a tecnologia e a sua evolução e, para o futuro, Rui Malcata prevê que o maior desafio será criar espaços de “hipercolaboração”. “Ter os escritórios prontos para a mudança. Esse é um passo que ainda está a ser dado”, remata.