Desconfinar em segurança? Advogados regressam aos escritórios

Com o início do desconfinamento em Portugal, após um período de isolamento obrigatório face à pandemia Covid-19, as sociedades de advogados estão a começar a desconfinar os seus advogados. Ainda que com precauções e regras, a pouco e pouco os profissionais começam a regressar ao escritório.

“O regresso ao escritório será a três tempos, iniciando-se a 1 de junho com um primeiro grupo de colaboradores que poderá atingir até 50% do total“, refere a SRS Advogados. Na sociedade liderada por Pedro Rebelo de Sousa encontram-se a laborar atualmente 47% dos advogados.

A Morais Leitão defende que num escritório de advogados existem tarefas que não podem deixar de ser desempenhadas presencialmente, logo nunca fecharam as instalações mantendo os serviços mínimos, “pelo que, sempre em estrito cumprimento da lei e das orientações em matéria de saúde pública vigentes”.

Com cerca de 50% dos advogados e colaboradores a trabalhar no escritório e 50% em teletrabalho, os profissionais encontram-se em “regime de rotatividade e de modo a assegurar o cumprimento de regras de distanciamento muito rigorosas e que vão muito além das recomendações da DGS”, explica fonte oficial da Morais Leitão.

“Estamos a tomar medidas extraordinárias para garantirmos o bem-estar e segurança da nossa equipa, o que significa que articulámos e implementámos as medidas necessárias, não só em termos de atividade, mas essencialmente em termos de saúde e segurança, para assim garantirmos um regresso o mais seguro possível”, nota a CMS Rui Pena & Arnaut à Advocatus.

Numa primeira fase, a CMS adotou o mecanismo de rotação das equipas, tendo um número reduzido de advogados, e de colaboradores. “Implementámos um regresso faseado, adotando o sistema de ‘hot desking’, em que as equipas vão rodando semanalmente entre a presença nas instalações físicas e o trabalho a partir de casa, respeitando a manutenção da proteção e segurança dos nossos colaboradores”, explica.

"Implementámos um regresso faseado, adotando o sistema de ‘hot desking’, em que as equipas vão rodando semanalmente entre a presença nas instalações físicas e o trabalho a partir de casa.”

Na RFF & Associados o desconfinamento a iniciou-se logo no dia 1 de junho, tendo atualmente no escritório cerca de 40% das pessoas. “Nesta primeira fase de desconfinamento, referente à primeira quinzena de junho, optámos por ter no escritório, presencialmente, apenas, cada responsável de grupo e subgrupo e metade dos funcionários administrativos, mantendo todos os restantes em teletrabalho”, nota.

Também com um regresso dos colaboradores ao escritório de forma faseada, a Vieira de Almeida (VdA) admite que o desconfinamento dos profissionais segue as “orientações das entidades oficiais”. “Todos os colaboradores receberam antecipadamente um manual com as regras sanitárias implementadas no escritório e, no dia do regresso, foram acolhidos com um kit de higiene e proteção individual”, explica a firma liderada por João Vieira de Almeida.

A Sérvulo iniciou o regresso parcial faseado no dia 1 de junho. Com cerca “de um terço dos advogados a trabalhar no escritório em regime rotativo, “a preparação do regresso foi precedida de uma avaliação cuidadosa de cada equipa e de cada piso das instalações. Esta preparação permitiu acautelar, por um lado, a proteção dos advogados que se enquadram ou convivem com pessoas que se enquadram em grupos de risco, as situações familiares que exigem maior acompanhamento e o limite máximo de pessoas por pisos que assegurasse a devida distância, acautelando, por outro lado, que todos os grupos de trabalho estivessem devidamente representados num processo deliberadamente faseado”, segundo fonte oficial do escritório explicou à Advocatus.

Na Abreu Advogados a atividade sempre foi mantida nos escritórios, durante o Estado de Emergência, dentro das recomendações da DGS, de forma a assegurar os serviços mínimos. Mas desde o dia 1 de junho, os advogados começaram a retomar a atividade laboral no local de trabalho, tendo atualmente uma ocupação diária de 35%.

“Temos em ação um plano que permite o regresso ao escritório progressivo das equipas dentro de limites estabelecidos, seguindo todas a recomendações da DGS e da ACT, tendo a Abreu investido no reforço da logística e limpeza, em formações e vídeos de sensibilização para novas condutas e em EPI’s, o que nos permite manter os elevados padrões de segurança com que nos comprometemos. Numa segunda fase, no final do mês, avaliaremos novamente as condições e recomendações públicas”, explica fonte oficial da Abreu Advogados.

Com vários avisos aos colaboradores sobre o regresso ao escritório, as firmas de advogados defendem que, acima de tudo, está a segurança dos seus profissionais Protocolos, guias, kits de proteção foram algumas das medidas levadas a cabo pela sociedades.

Na PLMJ cerca de 50% dos profissionais já regressaram ao escritório, mas com novas regras. “Todo o plano de comunicação assentou sempre na ideia de que todos temos uma grande responsabilidade no regresso e que o sucesso do desconfinamento depende, essencialmente, dos nossos comportamentos individuais. Essa mesma mensagem, nomeadamente a questão do uso de máscara no edifício, postos de desinfeção distribuídos em várias zonas e a disponibilização de kits individuais contendo máscaras e gel desinfetante, reforçam essa ideia”, explica fonte oficial da firma.

“Foram efetuadas diversas comunicações internas a explicar a advogados e colaboradores todas medidas de segurança adotadas pelo escritório e as medidas de segurança que devem ser adotadas por aqueles. Além disso, elaborámos um manual interno muito detalhado, um flyer que o sumaria e todos os advogados e colaboradores quando regressaram tinham nas respetivas secretárias esse dois documentos e ainda um kit de acolhimento, com todos os produtos relevantes para o cumprimento das regras sanitárias”, explica a Morais Leitão.

Já na Abreu Advogados o regresso foi preparado com bastante antecedência por uma equipa que envolveu elementos de todas as áreas de suporte, recursos humanos, logística, informática e comunicação. Este processo envolveu três objetivos: assegurar o apoio e acompanhamento necessários que permitem optar pelo local de trabalho que melhor corresponda às necessidades familiares e pessoais de cada pessoa; cumprir os procedimentos de segurança e higiene; e garantir que o regresso ou manutenção do trabalho em casa não interfere com o acompanhamento permanente e próximo com os clientes.

Na Sérvulo adotaram-se todas as recomendações das autoridades de saúde, “mesmo antes da declaração do estado de emergência. O nosso plano de contingência foi sendo adaptado às várias fases do confinamento e as alterações foram sendo comunicadas a todos, por escrito ou em reuniões telemáticas”. Além da partilha do plano de contingência, foi também criado um guia prático de regresso ao escritório e sinaléticas associadas para relembrar o novo protocolo.

Na CMS todos os colaboradores receberam um protocolo onde estavam indicadas todas as recomendações e procedimentos adotados. Já na SRS foi preparado um “Guia Prático de Regresso à SRS” onde estavam enunciadas as principais regras de utilização do escritório, “nomeadamente, medidas de autoproteção, utilização de espaços comuns, salas de reunião e jardim”.

Desde o início da pandemia que a RFF & Associados comunicou, interna como externamente, todas as alterações legislativas e recomendações das autoridades sanitárias. “Nesta fase de desconfinamento foi feita nova comunicação geral para todos os advogados, funcionários e colaboradores com indicações, específicas das regras implementadas“, assegura. Na firma o número de clientes presentes no escritório foi também restringido dando sempre primazia ao contacto telemático pelas plataformas disponíveis.

Um regresso seguro aos escritórios?

Com esta gradual retoma dos profissionais ao seus locais de trabalho, várias foram as medidas de segurança que as firmas de advogados tiveram de adotar. Dispositivos de distanciamento, desinfeções dos espaços, disponibilização de máscaras, álcool-gel e viseiras, colocação de acrílicos, disponibilização de aparelhos de medição de temperatura corporal foram algumas das medidas adotadas nas firmas.

“O escritório foi preparado para o regresso de acordo com um programa alargado de regras sanitárias, com impacto na organização, circulação e logística, por forma a assegurar a máxima segurança. Para além da instalação de equipamentos de higiene e segurança, foram também colocados dispositivos de distanciamento, intensa sinalética de apoio e orientação, entre muitas outras medidas de proteção“, explica a VdA.

Na RFF & Associados todo o espaço de trabalho foi desinfetado e a limpeza habitual do mesmo passou a ser feita diariamente. “O distanciamento físico entre advogados já é assegurado pela inexistência de open space nos gabinetes dos advogados, cujas distâncias entre as secretárias já asseguram o distanciamento recomendado pelas autoridades de saúde”, assegura a firma.

Na CMS foi implementada a política de “clean desk”, que pretende que no local de trabalho estejam materiais “desnecessários” de modo a garantir que todas as superfícies são limpas e desinfetadas de forma adequada, completa e regular. “À chegada, é obrigatório limpar os sapatos nos tapetes desinfetantes; medir a temperatura na receção; deitar as máscaras descartáveis e luvas em local próprio e desinfetar as mãos. Dispomos de produtos desinfetantes na entrada, áreas comuns, gabinetes e corredores. As portas permanecem todas abertas para se evitar o contacto com superfícies”, explica.

Em termos da taxa de ocupação, a CMS pretende que fique abaixo dos 50% por piso, mantendo equipas reduzidas em modo rotativo durante o tempo que for necessário. “Reuniões e eventos continuam a ser realizados de forma virtual com recurso a utilização de sistemas de videoconferência ou a utilização de outros meios de comunicação não presenciais. Não é permitida a realização de reuniões de trabalho internas com mais de duas pessoas”, acrescenta.

“Criámos uma task force para preparar o regresso alinhado com as orientações das autoridades sanitárias e tendo em conta o objetivo de transmitir aos nossos colaboradores um sentimento de conforto e segurança nos nossos edifícios”, assegura a PLMJ. Esta task force reúne as equipas de gestão de edifícios, sistemas de informação e comunicação, sob a orientação do conselho de administração.

Pugnando por uma comunicação contínua com todos os profissionais, na PLMJ foram identificadas as pessoas que reuniam as condições pessoais, familiares, logísticas e emocionais para regressar ao trabalho presencial, “tendo sido dada total liberdade para optarem por uma ou outra situação”.

Teletrabalho ainda continua para alguns advogados

Porém, existem ainda profissionais que se mantêm em regime de teletrabalho. Na Morais Leitão, os grupos de risco são uma das partes que continuam a laborar a partir de casa, mas não só. “Muitos dos advogados e colaboradores com filhos pequenos também optaram por ficar em casa, parcialmente ou sempre, contando com todo o nosso apoio nessa decisão”, explica a firma.

Já na SRS Advogados a decisão de quem retoma ao escritório cabe ao sócio responsável pelo departamento. Entre os fatores decisórios estão as restrições sociais ou de saúde e cujo regresso às instalações não cause constrangimentos relevantes para a sua vida pessoal e familiar; a relevância para a atividade decorrente da deslocação física do colaborador ao escritório, por oposição a manter-se em teletrabalho; e a existência de redundância de colaboradores em teletrabalho para a atividade em causa.

Tantos as pessoas que inserem nos grupos de risco como as que tenham dependentes filhos menores e idosos permaneceram em regime de teletrabalho na PLMJ. “Ainda assim, nesta primeira fase de desconfinamento, foi dada liberdade a todas as pessoas, com ou sem as limitações descritas, para decidirem se desejavam regressar já ou mais à frente“, acrescenta.

Para a sociedade liderada por Luís Pais Antunes e Bruno Ferreira, o contexto atual é emocionalmente muito desafiante e exige um acomodar de uma diversidade de reações individuais. Sobre o regime de teletrabalho, a PLMJ assegura que a “capacidade de resposta não ficou comprometida por esta mudança temporária de paradigma mas também achamos que há outros aspetos a pesar que não se prendem apenas com uma dimensão de produtividade e operacional, mas que são igualmente importantes, nomeadamente o convívio, partilha e coesão das equipas, facilitado num contexto de trabalho presencial”.

Já a Abreu Advogados apresenta um plano “dinâmico” e “ajustado às muitas realidades”, o que permite que os trabalhadores em regime de teletrabalho possam voltar. “Todos estamos operacionais, os escritórios estão em pleno funcionamento e o local de trabalho é ajustado à necessidade de cada pessoa e equipa. Todas as pessoas podem ir sempre aos escritórios, desde que articulem com os recursos humanos”, refere.

“Acreditamos que o desconfinamento é necessário, tanto a nível económico, como a nível profissional e individual, para todos nós, mas deve ser feito gradualmente e com consciência e bom senso”, refere a RFF à Advocatus.

Na CMS existe quem permaneça em teletrabalho por opção própria, outras por questões familiares e, outras ainda, por se enquadrarem nos chamados grupos mais vulneráveis. “Para já, temos grande parte da nossa equipa em teletrabalho”, assegura. Ainda assim, a firma admite que têm conseguido desenvolver a sua atividade em trabalho remoto “sem constrangimentos”.