Web Summit criou plataforma para evento online com 100 mil pessoas. Como funciona?

É ano de estreia, apesar de o evento cumprir em 2020 dez anos de vida. É que, na história do Web Summit, a maior conferência de tecnologia e empreendedorismo do mundo, nunca houve um ano em que as dezenas de milhares de pessoas que assistem ao evento estivessem cada uma em sua casa.

Devido à situação pandémica que o mundo vive atualmente, e dadas as recomendações das autoridades de saúde, a organização do Web Summit anunciou em outubro ter decidido transformar a versão presencial da conferência, que no ano passado trouxe a Lisboa cerca de 70 mil pessoas num impacto económico de 300 milhões de euros para o país, num evento totalmente online.

Paddy Cosgrave e a equipa pretendiam realizar um evento híbrido (presencial e online), mas depois de dialogar com o Governo e com o Município de Lisboa foi decidido que, este ano, o evento terá uma edição 100% digital por causa da Covid-19, à semelhança do que a organização já fez com o Collision, evento que realiza habitualmente em Toronto, no Canadá, em junho.

Com a FIL e o Altice Arena já reservados para um evento presencial em novembro de 2021 — e o investimento de 11 milhões anuais de Portugal mantido, apesar do ano atípico — Paddy Cosgrave e a equipa apostam este ano todas as fichas na versão online de estreia do evento. Nunca a plataforma criada pela empresa organizadora foi usada em tão larga escala — a organização espera cerca de 100 mil participantes — e, por isso, esta quarta-feira todos os olhos estão postos no trabalho de 250 engenheiros que, ao longo dos últimos nove meses, dedicaram centenas de horas de trabalho e escreveram linhas de código para levar à casa de cada participante — online a partir de mais de 150 países — a oportunidade de assistirem a conferências com mais de 800 oradores, transmitidas nos seis canais do evento, o nome dado aos palcos virtuais.

Será entre os canais Center (1), Creators (2), Society (3), Builders (4), Portugal (5) — os cinco palcos com oradores — e Masterclasses (6) que os participantes vão dividir-se entre dezenas de horas de talks pré-gravadas. Os trabalhos arrancam todos os dias ao meio-dia — duas horas depois das habituais 10h00, agenda dos anos anteriores — e prolongam-se até às 20h00, a forma que a organização encontrou de adaptar o horário nacional “From Lisbon” à procura internacional pelo evento.

Além dos canais com oradores, uma das grandes apostas da organização foi a feature Mingle, uma espécie de speed dating de três minutos entre participantes, e a que mais sucesso teve no evento online do Collision, que deveria ter decorrido em Toronto, no Canadá. “Passámos muito tempo a trabalhar na feature de ‘Mingle’ já que as pessoas estavam a usá-la. A cada três minutos, o algoritmo liga um participante a pessoas que acha que tu devias conhecer, outras vezes é-te atribuída uma pessoa totalmente ao acaso, quem sabe se podes encontrar uma conexão. O ‘Mingle’ foi o que passámos mais tempo a desenvolver”, descreveu Paddy Cosgrave, cofundador e CEO da Web Summit, em entrevista ao ECO.

O software desenvolvido pela equipa de Paddy Cosgrave está a teste para a sua maior audiência até agora e implicou um investimento de cerca de 20 milhões de euros, sendo que os planos da equipa organizadora passam por distribuí-lo gratuitamente depois desta edição do evento, para grandes conferências de tecnologia já no próximo ano.

Como organizar uma conferência para 100 mil pessoas?

A plataforma construída pela equipa do Web Summit é chave nesta equação mas há mais. Tudo começa um ano antes — quando ainda não se falava da pandemia: aproximadamente uma semana depois de terminar o evento de 2019, a equipa de curadores e produtores de conteúdo arranca com o envio dos primeiros convites. Na edição de 2019, passaram pelos palcos do Web Summit, em Lisboa, cerca de 1.200 oradores vindos de todo o mundo. Este ano, esse número é menor — cerca de 800 — porque houve que adequá-lo ao menor número de canais disponíveis para conteúdo. Entretanto, dê uma vista de olhos nos oradores nacionais que estão entre os mais de 800 que falarão nos próximos dias.

“Uma grande parte do meu trabalho é pesquisa sobre o que serão os temas-chave do ano seguinte e as pessoas que serão as mais relevantes para falar desses temas. Muitas vezes chegamos a esses tópicos e depois começamos a procurar as pessoas que melhor podem tratá-los. Por vezes é relativamente simples identificar esses temas mas, noutras, é mais difícil prever”, assinala Gavin Morrison, director of Politics e responsável por todo o conteúdo social e político na Web Summit, onde trabalha desde setembro de 2018, tanto na curadoria do evento em Lisboa como do Collision, em Toronto, ou do Rise, em Hong Kong.

Este trabalho de preparação, entre curadoria, convites e confirmações, dura praticamente um ano e, muitas vezes, as negociações prolongam-se por mais tempo. “A minha negociação mais longa começou em outubro de 2018, com um orador que finalmente conseguimos convencer a participar na edição deste ano”, assinala.

"A minha negociação mais longa começou em outubro de 2018, com um orador que finalmente conseguimos convencer a participar na edição deste ano.”

Além dos convidados de renome que Gavin Morrison acredita integrarem o “melhor alinhamento de sempre” do Web Summit — talvez uma oportunidade trazida pelo facto de o evento ser totalmente online e permitir a participação de nomes que, a conferência fosse presencial, não teriam a oportunidade de viajar a Lisboa –, a primeira edição online do evento teve também como uma das principais preocupações o seu incontornável caráter digital. E as mudanças que o público protagoniza com esse facto.

“Quando tens um evento offline, as pessoas ficam a assistir a duas ou três talks no mesmo palco. Online, as pessoas abrem várias janelas, a informação consumida é ainda mais imediata, e convém que sejam mais rápidas. A estrutura básica do evento não mudou, assim como não se alterou a maneira de trabalharmos como equipa. Mas tivemos algum cuidado com a duração das talks, por exemplo”, detalha o responsável pela curadoria de conteúdo social e político do Web Summit.

Entre os maiores desafios de montar a conferência e adaptá-la à estreia em versão online foi, garante Gavin, a “gravação do conteúdo de maneira a que se mantivesse atual”. Com o Collision online como teste, a equipa foi aprendendo a coordenar os calendários de maneira a que a maioria das gravações decorresse depois de eventos importantes que pudessem marcar os discursos, como foi o caso das eleições norte-americanas, no início do mês passado. “Outro desafio foi garantir que estes oradores têm o tempo que merecem em palco. A curadoria teve de passar também por esse equilíbrio”, assinala Gavin.

Como aproveitar o Web Summit online?

Ainda que a possibilidade de replicar o evento presencial na sua primeira edição online seja, acredita Gavin Morrison, inatingível, a equipa trabalhou para continuar a dar “o sabor de Portugal” aos assistentes. “Estamos a dar o nosso melhor mas acredito que não há forma de podermos replicar o sabor de um copo de Vinho do Porto. O que fizemos para manter o ‘sabor de Portugal’ foi tratar de encontrar oradores que venham falar sobre Portugal e sobre o futuro do país. O canal Portugal, por exemplo, que cobre tudo, temos muitas startups portuguesas e quisemos colocar o foco no ecossistema nacional”, assinala.

A equipa construiu também um “guia essencial para o Web Summit”, que inclui tudo o que precisa de saber para poder tirar o maior partido da conferência que decorre nos próximos três dias.

Outros detalhes do evento passam, além de um canal dedicado a Portugal, por ter a presença de nomes de personalidades portuguesas como voz off dos palcos e a presença de Filomena Cautela como cicerone do palco principal, o canal 1 – Center. A apresentadora de televisão terá gravado clipes em várias localizações espalhadas pelo país, que dão corpo ao slogan “Web Summit from Lisbon”, repetido pelos moderadores dos painéis sempre que a conversa entre os oradores termina.

No encerramento da primeira edição virtual, no canal 1 – Center do Web Summit online tocam os Dead Combo, numa reposição de um concerto ao vivo, a 10 de junho, no Castelo de São Jorge, em Lisboa. “O espetáculo celebra a música, a herança e a diversidade de Lisboa num dos mais importantes feriados portugueses”, justifica a organização no site do evento. A transmissão arranca na sexta-feira, às 20h30.