Videochamada ou chat? Cinco situações em que deve comunicar por vídeo

Já há vários anos que o chat era uma ferramenta de trabalho bastante utilizada. No entanto, com o teletrabalho imposto pela pandemia da Covid-19, esta forma de comunicar cresceu em número de adeptos. Basta olhar para o crescimento do Slack, que passou de 110.000 clientes pagos para 142.000. Mas, nem sempre o Slack ou outras plataformas de chat são as mais indicadas para a comunicação profissional.

De acordo com a Fast Company (acesso livre, conteúdo em inglês), às vezes, é melhor optar pelas videochamadas, o que não significa, contudo, que se agendem chamadas de vídeo todos os dias.

Mas, como distinguir se deve optar pelo chat ou pelas videochamadas? Estas são as cinco situações em que deve privilegiar a comunicação por videochamada.

1. Quando mudar para um local de trabalho híbrido

A pandemia mundial forçou milhões de trabalhadores em todo o mundo a experimentarem (muitos deles, pela primeira vez) o teletrabalho e os especialistas já têm dito que anteveem que esta modalidade veio para ficar. Em Portugal, segundo os dados divulgados pela Boston Consulting Group, mais de 60% dos profissionais gostariam de manter o teletrabalho parcial após a pandemia.

Anteveem-se modelos de trabalho híbridos, onde se juntam os colaboradores que estão no escritório e os que trabalha remotamente. A Google, por exemplo, está a redesenhar os seus escritórios para garantir que os profissionais que preferem teletrabalhar ou trabalhar remotamente não são prejudicados ao nível da participação. O vídeo deve, por isso mesmo, ser encarado como uma forma de manter os membros da equipa unidos.

2. Quando existe o perigo de ser mal interpretado

O elemento visual ajuda a reforçar o significado da mensagem. O contacto visual, as expressões faciais, a postura corporal, bem como o gesticular, podem evitar mal-entendidos que, às vezes, a comunicação por escrito cria. “Quando há uma ausência de informação, tal como a ausência de sinais visuais, fazemos o nosso melhor palpite sobre a realidade do que o seu rosto ou corpo expressava. As nossas mentes adoram completar o quadro (…) O nosso cérebro preenche os espaços em branco”, explica Leila Ansart, fundadora da Leadership Impact Strategies.

O melhor será não deixar que as más interpretações aconteçam e, sempre que haja esse risco, optar por fazer uma videochamada.

3. Quando for preciso centralizar a partilha de informação

Ninguém quer estar num grupo de chat com 40 ou 50 pessoas e ter de acompanhar cada nova mensagem recebida. Para centralizar informações importantes, o melhor será, mais uma vez, escolher fazer uma chamada de vídeo. Facilitará o acesso de forma clara e eficaz a todos os intervenientes, poupando-lhes as constantes notificações no chat.

Além disso, caso algum colaborador não possa estar presente na videochamada, poderá gravar a reunião para que ele veja posteriormente.

4. Quando quiser chamar a atenção da sua equipa

É fácil ignorar ou esquecer-se de responder a uma mensagem no chat. Se quiser partilhar informação importante e garantir que esta não fica esquecida ao longo das várias mensagens diárias trocadas nas plataformas de chat, agende uma videochamada com antecedência. É mais fácil “ouvir, contribuir, fazer perguntas, dar feedback e absorver o conteúdo” numa chamada de vídeo.

5. Quando quiser encorajar a colaboração de pequenos grupos

A colaboração remota pode ser um desafio. O vídeo é uma ferramenta que pode, contudo, promovê-la, sobretudo se as chamadas forem feitas com pequenos grupos. Segundo a Fast Company, o melhor será optar por colocar grupos de três ou quatro elementos a colaborar e fazer brainstorming e, só depois, se necessário, ingressar numa chamada com um grupo maior.

Tal ajudará a que os colaboradores se sintam mais envolvidos e escutados. Plataformas como o Zoom facilitam precisamente esta divisão de grupos em salas pequenas.