Advogados voltam aos escritórios com “maior segurança”

“Nova normalidade”. Duas palavras que estão hoje na ordem do dia. Mas o que se pretende que seja este novo normal? Ninguém sabe, mas as pessoas adaptaram-se às circunstâncias da pandemia, tal como as empresas.

Após o confinamento obrigatório e voluntário ou até após as férias, os advogados estão de regresso aos escritórios. Estão de regresso ao “novo normal”. À Advocatus, as sociedades referiram que o regresso teve de ser adaptado e que os hábitos foram alterados.

“A Garrigues está a introduzir de forma gradual e ordenada o trabalho presencial por turnos, que combina com o trabalho remoto, nas áreas geográficas onde a melhoria da situação sanitária está a torná-lo prudente. Priorizando sempre a segurança da nossa equipa, clientes e fornecedores, nesta primeira fase foram constituídos turnos por 50% das pessoas, em dias alternados”, explicou fonte oficial da Garrigues.

Também na Linklaters o regresso ao escritório está a correr bem, tendo começado a 15 de junho como uma taxa de presença de cerca de 25%. “Foram implementadas diversas medidas de segurança, de acordo com o Plano de Contingência que foi definido e aprovado, e o feedback que recebemos por parte dos elementos que regressaram foi bastante positivo”, refere António Soares, managing partner da firma.

Na firma inglesa o processo de regresso ao escritório está a ser coordenado por uma equipa multidisciplinar – a equipa Covid-19 – que tem vindo a acompanhar a situação de perto desde a declaração do estado de emergência.

“Desenvolvemos um plano por etapas, progressivo e gradual, o qual é permanentemente atualizado tendo em atenção as informações diárias relativas à evolução da pandemia em Portugal e nas restantes jurisdições da Miranda Alliance”, nota à Advocatus, o conselho de administração da Miranda.

Mas nem todas as sociedades regressam ao escritório à mesma velocidade. Na Valério, Figueiredo & Associados (VFA) o regresso deu-se a duas velocidades. “Em Coimbra optámos por um esquema rotativo, com cada advogado a fazer três dias por semana no escritório e dois em casa. E em Lisboa, a maior parte do trabalho é feito em casa, com deslocações pontuais ao escritório, para reuniões que exijam presença física e outras diligências”, assegura Paulo Valério, sócio da VFA.

“Felizmente tem estado a decorrer de forma muito organizada e tranquila”. Foi assim que também Paula Ferreira Borges, diretora geral da SRS Advogados, descreveu o regresso ao escritório dos profissionais da firma.

Com medidas de segurança reforçadas, o regresso tem sido feito pelas firmas de acordo com as orientações da Direção-Geral de Saúde. Na Garrigues foram feitos testes aos casos em que foi considerado aconselhável, mas não só. Foram ainda “elaborados protocolos e guias de ação, organizada a formação e respetiva divulgação dos materiais necessários para que toda a equipa pudesse agir com a máxima prudência e, entre outras coisas, respeitar sempre os turnos de assistência, garantir distâncias mínimas e evitar o risco de aglomeração”, refere a firma.

Na Miranda o espaço de trabalho, antes da pandemia, já permitia a utilização normal em termos de condições de distanciamento e com segurança, mas foram reforçadas as medidas. “Investimos em equipamento que permite noutros casos garantir o distanciamento social e a higienização permanente das instalações. Fizemos um protocolo com um laboratório de análises clínicas que permite realizar testes de despiste a qualquer momento”, refere o conselho de administração à Advocatus.

“À medida que foram regressando, foi entregue cada colaborador um ‘kit de proteção’ com máscara, viseira, álcool-gel, folheto com principais cuidados a ter e todos os que quiseram puderam realizar testes sorológicos. Alguns dos espaços do escritório continuam interditos, como é o caso do ginásio”, explica a diretora geral da SRS.Com o regresso de férias e alguns meses depois das primeiras medidas terem sido implementadas, as sociedades garantem que para já não vão alterar os mecanismos acionados, uma vez que tem estado a funcionar.

“À medida que formos aumentando o número de presenças no escritório, poderá ser necessário implementar medidas adicionais para garantir a segurança de todos, de acordo com as orientações das autoridades de saúde pública”, assegura António Soares, managing partner da Linklaters.

Paulo Valério, sócio da VFA, explicou à Advocatus que as medidas não são definitivas uma vez que a situação é muito instável. “Temos que ter uma atenção permanente ao desempenho profissional, ao bem-estar dos advogados, mas também à satisfação dos clientes e à boa condução das áreas de suporte, o que também coloca alguns desafios. Fazemos avaliação da situação numa base semanal e mudaremos o que for preciso mudar, sempre que for preciso”, acrescenta.

Advogados estão seguros nos escritórios

Um regresso ao escritório implica, entre outras coisas, deslocações de carro ou transportes públicos, condicionamentos dentro do escritório e até novos mecanismos no uso da própria secretária. Sentir-se-ão os advogados seguros no regresso? À Advocatus, as cinco firmas garantem que sim.

“A segurança dos nossos profissionais é a nossa principal prioridade, e acreditamos que eles a sentem”, refere fonte oficial da Garrigues.

Apesar de na Miranda ainda grande parte dos profissionais estar a trabalhar remotamente, “onde habitualmente circulam 150 pessoas, hoje circulam, no máximo, 20 pessoas”, logo o “feedback tem sido muito positivo”, diz o conselho de administração.

“A verdade é esta: nenhum cidadão se sente 100% seguro nesta situação e os advogados não são exceção. Do nosso lado, fizemos o trabalho de casa, preparámos um plano de contingência e implementámos todas as recomendações da DGS. Temos uma preocupação constante em ouvir os advogados e em perceber eventuais preocupações ou angústias. Procuramos demonstrar que estamos disponíveis e que partilhamos o mesmo barco – temos uma estrutura pouco hierarquizada e muito flexível – o que talvez seja um fator adicional de segurança”, explica Paulo Valério, sócio da VFA.

Novas regras implicam novos hábitos. Desde o uso de máscara nas áreas comuns dos escritórios a reuniões presenciais limitadas, os advogados alteraram as suas rotinas.

“Todas as nossas rotinas, pessoais e profissionais, sofreram bastantes alterações, mas as equipas adaptaram-se bem e nós vamos estando atentos e prestando todo o apoio que seja necessário para que o escritório seja um espaço seguro e confortável para todos”, nota António Soares, managing partner da Linklaters.

Também na Miranda o dia-a-dia dos advogados já não é o mesmo. “Para quem tem família a seu cargo, os novos hábitos são muito bem recebidos porque permitem otimizar o trabalho e o tempo que têm disponível. Alguns colaboradores mais jovens, porém, demonstram mais interesse em trabalhar presencialmente no escritório, apesar de apreciarem a flexibilidade de poderem escolher”, refere.

Alguns colaboradores mais jovens, porém, demonstram mais interesse em trabalhar presencialmente no escritório, apesar de apreciarem a flexibilidade de poderem escolher.

Paulo Valério assegura também que as rotinas não são as mesmas e que ainda vão demorar a mudar. Para o sócio da VFA, a advocacia vive de partilha e discussão diária entre colegas, nos mais variados locais, e apesar desses hábitos manterem-se, são mais “mediados”, o que retira “espontaneidade”.

“Fazemos um encontro anual de balanço e convívio, a que chamamos ‘A Coisa’, que infelizmente teve que ser cancelado este ano. Mas julgo que aos poucos encontraremos um novo equilíbrio e, sobretudo, temos esperança de que esta fase terrível termine, mais cedo do que tarde”, acrescenta.

Com uma ocupação a variar de escritório para escritório, em média, mais de 50% dos profissionais já regressaram à secretária da firma, mas em regime de rotatividade.

“Neste momento temos entre 80% a 85% dos nossos colaboradores a trabalhar no escritório. Essencialmente, mantêm-se em home office os profissionais que integram ‘grupos de risco’, ou por razões de gestão familiar”, explica Paula Ferreira Borges, diretora geral da SRS.

Tanto na Garrigues como na Linklaters, a ocupação atual é de 50%, mas com algumas precauções. “Sempre que possível, as equipas funcionarão num esquema de rotatividade por períodos de duas semanas cada. Estimamos permanecer neste modelo pelo menos até ao final do mês de agosto, altura em que reavaliaremos a situação”, explica o managing partner da Linklaters.

‘Boom’ na comunicação interna das firmas

Mais comunicativas, a pandemia Covid-19 provocou uma intensificação da comunicação interna nas sociedades de advogados.

“Na Garrigues sempre fizemos um esforço para manter uma comunicação regular e fluente com os nossos profissionais, embora seja verdade que a distância física levou, sem dúvida, a que a comunicação interna fosse intensificada, através de diferentes canais, para substituir o contacto presencial, o que é menos comum neste momento”, explica fonte oficial da firma à Advocatus.

Na Garrigues sempre fizemos um esforço para manter uma comunicação regular e fluente com os nossos profissionais, embora seja verdade que a distância física levou, sem dúvida, a que a comunicação interna fosse intensificada.

Na Linklaters novos mecanismos foram adotados de forma a colmatar a impossibilidade, que existia antes da pandemia, de simplesmente levantar da cadeira e de “ir ter com um colega na sala ao lado para discutir um tema ou tirar uma dúvida”.

“Aprendemos a pegar no telefone para toda e qualquer situação e isso mudou muito a forma como comunicamos. Nalguns casos a comunicação interna intensificou-se mas, por outro lado, procurámos manter algumas rotinas de comunicação interna, por exemplo, mantivemos as nossas reuniões semanais de equipa e as nossas reuniões mensais com todo o escritório”, refere António Soares.

O managing partner da Linklaters referiu ainda que foram adotadas apresentações gerais ao escritório apresentadas pelos Firmwide Senior Partner e Firmwide Managing Partner. “Para que tudo isso fosse possível equipamos todos os nossos profissionais com computadores portáteis e procurámos garantir que as condições técnicas estavam asseguradas. Para a Linklaters é importante que as equipas e as pessoas se sintam próximas, sem que se sintam sobrecarregadas por comunicações ou reuniões internas do escritório, e é esse equilíbrio que procuramos alcançar na gestão da nossa comunicação interna”, acrescenta.

Equipamos todos os nossos profissionais com computadores portáteis e procurámos garantir que as condições técnicas estavam asseguradas.

Paula Ferreira Borges, diretora geral da SRS, sublinha ainda que a intensificação da comunicação interna foi o efeito colateral positivo da pandemia. “Houve uma preocupação em nos mantermos próximos, pelo que não só aumentaram as reuniões de cada departamento, mas também a própria comunicação institucional, por parte do managing partner para com todo o escritório”, explica.

Na SRS registou-se um aumento de mais de 80% nas comunicações com os clientes, desde 13 de março. O motivo deste crescimento foi a criação da #SRSTaskForce que usaram para comunicar com os clientes diariamente.