Out of office. Quando o email também vai de férias

“Estarei de férias entre o dia 1 e 17 de agosto, a aproveitar as lindas praias do Algarve. Se tiver um assunto urgente como onde se come a melhor cataplana no Algarve, ou qual o bar mais badalado neste verão, por favor ligue-me! Para qualquer outro assunto, entre em contacto com o Carlos através do email abaixo”. Chegou “aquela época do ano” à Kapten e, com ela, a originalidade nas mensagens de “Out of office”.

Apesar de terem sido chumbadas todas as propostas sobre o direito à “desconexão profissional”, especialistas mostram que desligar é fundamental para a saúde e o bem-estar emocional. Quando desconectam do trabalho, os colaboradores regressam mais focados e com maior capacidade de resposta, além de voltarem mais motivados e com mais vontade.

O problema é que, com acesso ao email no telemóvel, há quem não resista a espreitar os assuntos de trabalho ou mesmo quem não consiga definir uma mensagem automática de Out of Office (Fora do Escritório), referindo o receio de parecer “preguiçoso” ou de perder algum assunto importante se estiver ausente.

Na Seresco, “todos os colaboradores têm a possibilidade de ter acesso ao email através de aplicações móveis ou através de acessos remotos para dispositivos fixos, para quem não se encontra no escritório”, mas a empresa tenta “criar todas as condições para que não exista a preocupação da consulta de email”.

“Para tal estão criados grupos de trabalho e emails de grupo, para que quando um cliente necessita de se comunicar connosco por esta via, os colegas tenham acesso imediato às suas necessidades, diminuindo assim a preocupação daquele que se encontra fora. Para todos os projetos temos também os backups dos líderes de projeto, para que possam assumir qualquer questão na ausência do colega”, explica fonte da empresa.

“As férias servem para isso mesmo – desligar, recuperar forças e manter a motivação”. É esta a postura da Kapten, que defende que, “com antecipação e organização, conseguimos reduzir as exceções a praticamente zero. Caso seja indispensável o contacto, tentamos que seja o mais informal possível para não perturbar o merecido descanso”.

Também na IT People Innovation defendem que, “para trabalhar de forma saudável, é necessário descansar de igual forma. Por isso não é encorajado consultar o email durante as férias. Há, como é óbvio, exceções, apenas para situações urgentíssimas que poderão eventualmente surgir, nomeadamente com pessoas que ocupam cargos de gestão. Tipicamente, um bom planeamento e distribuição de tarefas pelas pessoas de substituição evitam totalmente estas situações”.

Há até empresas que criaram um sistema para eliminar automaticamente as mensagens de email dos colaboradores que estão ausentes, quer se tenham ausentado numas curtas férias ou por licença prolongada.

Gerar engagement com as mensagens de email

Para quem ainda é assaltado pelo receio ou pelas dúvidas em escrever uma mensagem “Out of Office”, a verdade é que essas mensagens de email podem ser usadas como forma de mostrar sucesso profissional ou de dar a conhecer a empresa onde trabalha.

Foi isso que fizeram alguns colaboradores da consultora tecnológica Noesis nas férias de Natal. Além de partilharem a mensagem de “boas festas” comum a toda a organização aproveitaram para deixar no Out of Office uma mensagem simpática alusiva à quadra e uma hiperligação para a página de Instagram da Noesis, mais concretamente para o post do vídeo em que vários colaboradores da organização se juntaram para cantar uma música de Natal. “Com um email automático e todos os detalhes necessários, acabávamos por receber também uma mensagem capaz de refletir o bom ambiente que se vive nos nossos escritórios. Esta personalização resultou num engagement com os recetores, visto que obtivemos várias respostas retribuindo os votos de Boas Festas”, refere Rodolfo Bravo Pereira, diretor de marketing e comunicação da empresa.

A ideia, resume Inês Pinto, business partner RH Glintt, é que o email “tem de respirar a cultura da empresa e a personalidade do colaborador. Incentivamos a que cada pessoa escreva o seu, mediante o seu cargo, departamento e clientes. Como em tudo na vida, a adaptação e o bom senso são características que devem ser sempre tidas em conta”.

Mensagens engraçadas podem não servir todas as organizações

O humor é outra das dicas para quem quer definir claramente os limites do seu “time off”. Mariana Morais, marketing manager na IT People Innovation, recorda-se de alguns exemplos caricatos “como pessoas que fazem algumas piadas com o facto de estarem de férias e não quererem saber dos emails que recebem até data de regresso. Algo como ‘devo estar na espreguiçadeira a apanhar sol, por isso não vou ler o seu email até dia/mês’”, exemplifica.

Apesar de ser “refrescante e engraçado”, Mariana refere que “noutras instâncias, junto de clientes ou chefias, por exemplo, poderá ser algo bizarro enviar uma resposta deste tipo”. Lembra ainda que há serviços de correio eletrónico que permitem “programar diferentes respostas automáticas para emails da mesma organização e para emails de outras organizações, abrindo aqui algum espaço para criar uma mensagem mais humorística para os colegas da mesma empresa”.

Na Wiko, fabricante europeia de smartphones, acredita-se que “o melhor é ser fiel ao tom, imagem e caráter, tanto da sua empresa como de si mesmo”, diz Verónica Catediano, responsável de comunicação da empresa, acrescentando que “é muito provável que um género de email ‘fora do escritório’ não funcione igualmente para todos. Por isso, cada funcionário sabe melhor o que tem a dizer e como tem que dizer. Por outro lado, se existe algo que caracteriza a nossa marca, é a sua frescura e espontaneidade, de se comunicar lado a lado com o seu público, na mesma linguagem. Seguindo com esta forma de ser, cada um de nós pode demonstrar a sua criatividade nessas mensagens”.

Se no contexto da sua organização, os contactos são tanto nacionais como internacionais, além da Seresco também a Adecco defende que a mensagem deve estar escrita em diferentes línguas. Outra dica, deixada pela consultora de recursos humanos, é utilizar uma data de regresso “fictícia”. Isto dá-lhe tempo para que consiga reorganizar no regresso ao trabalho.