Escritórios: caixa de ferramentas para o pós-Covid

É como se de uma nova vida se tratasse. O coronavírus trouxe às empresas e às rotinas dos trabalhadores novas realidades de trabalho. Do habitual escritório, espaço laboral de milhares de pessoas, passámos a trabalhar a partir de casa, sempre que isso foi possível. Agora, depois de declarado o fim do estado de emergência, centenas de empresas regressam a uma rotina mais semelhante à do pré-pandemia. No entanto, o “novo normal” apresenta-se como uma nova realidade que precisa de preparação e de adaptação.

As mudanças são, por um lado, físicas e, por outro, no sentido de explorar novas formas de organização e de comunicação. E se, por um lado, o espaço de trabalho terá de ser adaptado a novas regras e necessidades, por outro, o papel dos líderes e a forma como a empresa comunica internamente e com o exterior serão postos à prova.

Assim, são muitas as empresas que, neste momento, reorganizam as suas estruturas e processam novas regras para poderem preparar os espaços e as equipas para uma nova realidade.

A partir da experiência de ajudar mais de 10 mil empresas e aproximadamente um milhão de trabalhadores a regressarem aos seus locais habituais de trabalho na China, a Cushman & Wakefield preparou um guia que recomenda uma série de princípios com base nas normas de contenção para evitar a propagação da Covid-19 nesta altura de regresso às rotinas. O guia surge na sequência da criação do grupo de trabalho Recovery Readiness Task Force e do lançamento do novo conceito Six Feet Office.

Para começar, tenha em atenção seis pressupostos base: prepare, por um lado, o edifício e, por outro, as pessoas; controle o acesso ao espaço; crie um plano de distanciamento social; reduza os pontos de toque e contacto; e, finalmente, comunique em prol da confiança.

De acordo com guia, um protótipo que está a ser testado nos escritórios da Cushman & Wakefield na Holanda e em Portugal, tudo começa com a preparação do edifício. Para isso, é necessário olhar para o local e adequar a sinalética às novas regras, com especial enfoque no distanciamento social que deve ser relembrado desde a entrada. A direção da circulação de pessoas deve ser também recomendada para limitar que os trabalhadores se cruzem nos percursos dentro dos edifícios.

“À entrada do edifício deve haver certos cuidados, distanciamentos e lembrar regras, que se prolongam depois para dentro do escritório da própria empresa, se for o caso da empresa não ocupar o edifício inteiro”, explica Eric Van Leuven, diretor-geral da consultora para o mercado português.

Garantir a limpeza do espaço, adequando os horários e usando produtos aprovados pelas autoridades governamentais, assegurar as inspeções e reparações antes da data da reabertura e envolver os parceiros nesse planeamento são pontos a ter em conta.

Depois, ao nível do escritório, deve ter como base a distância social de segurança de dois metros: por isso, a consultora recomenda que, em caso de o escritório ser constituído por ilhas de secretárias, deve ser considerada a colocação de separadores de acrílico para limitar o contacto pessoal próximo.

À entrada do edifício deve haver certos cuidados, distanciamentos e lembrar regras, que se prolongam depois para dentro do escritório da própria empresa, se for o caso da empresa não ocupar o edifício inteiro.

“[O open space] fazia sentido por muitas razões, mas agora neste contexto do vírus e de uma coisa que se propague de uma pessoa para outra, se todos trabalhássemos como nos anos 80 ou 90, em cubículos, era mais fácil as pessoas estarem protegidas. Em ambiente open space haverá uma menor densidade de pessoas por metro quadrado, por ilha. Vai ser um problema, porque os escritórios de hoje estão muito planeados com densidades altas e vai ser difícil acomodar as pessoas todas com estas novas regras”, alerta Eric Van Leuven.

A circulação no sentido dos ponteiros do relógio é recomendada dentro dos edifícios para simplificar a interiorização de uma nova lógica de deslocação e limitar os encontros pessoais, ainda que os escritórios de menores dimensões sejam um desafio. “Isto será muito fácil de implementar, mas intuitivamente as pessoas não fariam isso, por isso é possível relembrar, mais uma vez, através da sinalética e da afixação de regras”, acrescenta Eric Van Leuven.

As equipas devem ser envolvidas na definição de quem e quando regressa, mediante as necessidades e as prioridades: uma boa estratégia de comunicação interna ajuda a mitigar a ansiedade. O regresso ao escritório é, também, uma oportunidade para repensar a produtividade, a socialização e o acesso a ferramentas e recursos disponíveis. Outro ponto sublinhado pela consultora é a avaliação de formas alternativas da deslocação entre casa e trabalho.

As secretárias devem, também, ter disponíveis materiais de desinfeção e limpeza.

“Isto são ideias muito simples, com uma série de iniciativas em termos de regras de comportamento e sinalética que são muito visuais. Acho que se baseia muito na institucionalização do bom senso”, assegura o responsável. A Cushman & Wakefield defende ainda uma reconfiguração das áreas comuns, como a receção e a copa, onde deverão ser instalados separadores transparentes se necessário.

A circulação no sentido dos ponteiros do relógio é recomendada dentro dos edifícios para simplificar a interiorização de uma nova lógica de deslocação e limitar os encontros pessoais.

O plano de distanciamento social deve, por isso, ser uma prioridade: diminua a densidade de trabalhadores no escritório, repense horários e turnos, redistribua horários de saída e de entrada e especifique lugares fixos para garantir distanciamento físico. Outras recomendações passam por instituir uma política de secretária limpa e pela criação de zonas com cacifos ou outros locais de arrumação, onde os trabalhadores possam guardar os seus objetos pessoais, e também pela designação de áreas onde pessoas com sintomas possam isolar-se.

Comunique a confiança

Além da reorganização dos espaços, a Cushman & Wakefield acredita que o regresso a uma “nova normalidade” passa por comunicar com transparência para passar tranquilidade e confiança aos trabalhadores no pós-pandemia.

De acordo com o guia criado pela consultora, é natural que os trabalhadores tenham algum receio de voltar à rotina de casa-trabalho-casa e, por isso, a recomendação é de trabalhar numa comunicação transparente, que garanta que os líderes estão alinhados no regresso. Criar linhas de comunicação nos dois sentidos, assegurar uma cultura de confiança e transparência e uma atenção redobrada aos trabalhadores são fatores distintivos.