Miúdos, fato de treino e snacks durante as reuniões? Cumpra este código de conduta

De camisa, gravata e calças de pijama? Um familiar que se esqueceu que está numa reunião de trabalho? Saiba o que deve fazer para que a sua próxima videochamada seja um sucesso... sem percalços.

Face à pandemia, as empresas estão a reajustar-se a encontrar formas de dar continuidade ao dia-a-dia de trabalho, remotamente. São milhares de pessoas a trabalhar a adaptar a rotina de trabalho no escritório, a partir de casa, entre elas as reuniões com a chefia, entre colegas, parceiros e até clientes.

Estando em casa, o ambiente não é igual e a necessidade de adaptação é mais exigente, havendo mais espaço para imprevistos a meio de uma videochamada.

Evitar vestir o pijama, garantir que há silêncio, uma boa ligação à internet e que não é interrompido pelos familiares ou verificar o som são algumas práticas essenciais para conseguir o sucesso de uma reunião 100% virtual.

Luzes, câmara e ação

Em casa, o seu escritório pode ser instalado temporariamente na sala, na cozinha ou no quarto. Pode não ser o sítio ideal para fazer uma videochamada mas há alguns passos importantes para garantir que mantém a sua imagem e evita distrações durante a reunião.

Antes de começar a videochamada, opte por uma divisão mais calma da casa e tente escolher um plano de fundo sem objetos pessoais à vista, ou outros elementos que possam distrair quem está do outro lado da câmara, aponta a CNN (artigo em inglês, acesso gratuito).

Assim que completar este primeiro passo, teste a luminosidade: esta deve ser adequada para que os seus colegas consigam vê-lo e ler as suas expressões. “Ligue e desligue a luz. Não deve apenas telefonar ou receber uma chamada, deve preparar-se como se fosse para um encontro cara a cara“, refere um especialista, citado pelo Daily Mail.

Zoom

O Skype, o Zoom ou o Microsoft Teams são algumas ferramentas de trabalho indispensáveis durante a quarentena, para reunir os elementos da equipa numa videoconferência ou para fazer uma reunião de trabalho. No caso do Zoom, a plataforma permite-lhe personalizar o fundo o que facilita a escolha do local onde realizar a chamada.

Depois de escolhido o local, faça uma chama de teste: o teste vai permitir evitar momentos constrangedores, como o que aconteceu numa videoconferência nos EUA e que se tornou viral na internet. Nesta reunião, Lizet Ocampo, political director at people da empresa American Way, colocou um filtro e apercebeu-se que não conseguia desconfigurá-lo durante toda a chamada, conta o site My Modern Met.

“A minha chefe transformou-se numa batata durante a nossa reunião no Microsoft Teams e não consegue descobrir como desativá-lo, por isso ficou assim durante toda a reunião”, lê-se na conta no Twitter um dos trabalhadores que participavam na reunião.

Teste a tecnologia

Verifique que todos os dispositivos estão a funcionar corretamente, tais como o volume, microfone, câmara, o áudio e a ligação à internet. Faça uma videochamada de teste com um amigo ou familiar. Garanta também a ausência de ruído de fundo que possa impedi-lo de ouvir os seus colegas ou interferir no áudio dos restantes participantes na videochamada. Para ouvir melhor os colegas e evitar o eco, utilize headphones com microfone incluído e não o sistema de som do computador, e coloque em “modo voo” os dispositivos eletrónicos.

Nas ferramentas como o Zoom ou o Microsoft Teams há uma opção que permite silenciar o seu microfone — geralmente designado mute. Tire partido dessa opção para evitar ruídos indesejados durante a reunião. “Se não está a falar, ative o silêncio. Ninguém quer ouvi-lo mastigar o seu snack”, sublinha Jacqueline Whitmore, especialista em etiqueta nos negócios da escola de Palm Beach, citada pela CNN.

Evite interrupções indesejadas

Se o seu escritório passou a ser um espaço comum da casa, e não vive sozinho, avise o seu companheiro ou familiares que vai começar uma reunião em videoconferência. Assim, diminui a probabilidade de ser interrompido durante a chamada.

Concentre-se na reunião e evite olhar para o telemóvel ou executar outras tarefas em simultâneo, alerta a CNN. Tenha em atenção que desliga a sua câmara e não é acompanhada por todos os seus colegas, tal como aconteceu numa videoconferência nos EUA e que se tornou viral no Youtube.

Mantenha a postura

A roupa e a postura também são fatores a ter em conta durante uma reunião em videoconferência. Opte por não vestir o pijama, pelo menos a parte de cima, e adeque o vestuário à formalidade da reunião. De acordo com a Robert Walters, as roupas mais escuras ajudam a evitar distrações.

Mantenha-se atento. Durante a reunião, mantenha contacto visual com a câmara, tanto no caso de usar computador e no telemóvel, e evite distrações. “Não navegaria pelo Twitter durante uma reunião, por isso não o faça durante uma videochamada”, aconselha Bruce Daisley, autor do livro The Joy of Work, citado pelo The Guardian (acesso gratuito, em inglês). Por fim, sugere o Daily Mail, troque a chávena de café por um copo de água, tal como se estivesse numa reunião no escritório. Se optar por uma caneca de chá ou café, verifique que o design é discreto e que não tem uma mensagem inapropriada.

De acordo com os especialistas, deve reduzir o número de pessoas que participam na reunião. Quanto mais pessoas estiverem na videoconferência, mais difícil será gerir a comunicação e a participação de todos os membros da equipa.

Uma videochamada na plataforma Zoom com 49 participantes.Zoom

Manter as rotinas da empresa à distância tal como combinar encontros ou momentos de happy hour através de chamadas de vídeo mais informais, pode trazer conforto, controlar a ansiedade e melhorar a comunicação entre as equipas. Para que todos os passos anteriores sejam lembrados, encare uma reunião por videoconferência como se fosse uma reunião normal no escritório.

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