BRANDS' TRABALHO Como receber novos colaboradores em teletrabalho?

O processo de integração de novos colaboradores é um processo muito importante, não só para os gestores de recursos humanos (RH), como para a equipa que irá receber o novo colega e principalmente para o novo colaborador. Por norma, é um momento de muita expectativa, muitas questões e é necessário um alinhamento entre a equipa.

Há dois anos o processo de integração de novos colaboradores (onboarding), assim como outras etapas do processo de recrutamento, eram feitos presencialmente. Entretanto, com as imposições que derivam da pandemia e do teletrabalho, os softwares de gestão de pessoas e novas plataformas digitais, ganharam espaço e tornaram-se essenciais nas atividades diárias.

Sabemos que muitos processos de RH, como entrevistas de recrutamento, sessões de formação, etc., nos dias de hoje, são feitas remotamente e de uma forma bastante eficaz.

Mas e a integração de novos colaboradores? É possível operacionalizar um processo de onboarding remotamente?

1. O processo começa antes

Sim, o processo de onboarding é o último estágio do processo de recrutamento & seleção de um colaborador. Por isso, se é possível efetuar um processo de recrutamento remotamente, à partida, também é possível realizar um processo de onboarding. Assim, os gestores de recursos humanos, após a seleção do candidato, devem manter contacto regular, para garantir que este tem todas as condições criadas para o seu primeiro dia de trabalho, tais como:

• Partilhar informações sobre a organização, sobre a área/equipa que a pessoa estará inserida;
• Solicitar toda a documentação e informação necessária sobre o colaborador para que este tenha os seus acessos disponíveis no software utilizado pela organização no seu primeiro dia de trabalho;
• Enviar os equipamentos necessários para casa do colaborador ou enviar um subsídio para que este efetue a compra previamente;
• Enviar o kit de boas-vindas, juntamente com um email de boas-vindas, a indicar a data de início das suas atividades e outras instruções;
• Definir um colega da equipa, que seja o seu ponto de referência para tirar dúvidas sobre a organização.

2. O primeiro dia

Uma vez que as receções calorosas foram substituídas por sessões virtuais, é recomendável que se realize uma sessão de boas-vindas apresentando o novo colega à equipa. Além da apresentação do novo colega, estas sessões servem para partilhar um pouco sobre o trabalho e proporcionar um momento um pouco mais informal de forma a garantir que este fique mais à vontade de interagir com os seus colegas.

3. Continuidade

Para garantir que o novo colaborador está familiarizado com o trabalho e a organização, é essencial que nos primeiros meses, haja uma interação constante entre o colaborador, o seu colega de referência e a equipa de recursos mumanos. Formação, sessões de transferência de conhecimento, têm um papel fundamental no processo de onboarding, na medida em que ajudam o novo colaborador a conhecer mais da organização, e também a complementar as suas competências.

Uma vez que a comunicação é maioritariamente feita por email, o processo de onboarding acaba por funcionar como um indicador da cultura da organização. Considerando que, de forma geral, o processo de integração de uma pessoa deve ser feito de forma amigável, é imperativo que a comunicação entre os gestores de recursos humanos e o colaborador seja amigável, descontraída, mas principalmente muito objetiva.

O aumento dos níveis de engagement que acabam por promover uma integração rápida e eficiente e que se pode refletir na retenção de talentos, são alguns dos benefícios que algumas organizações já testemunharam desde o início da adoção do onboarding digital.

O digital veio para ficar e há todo um universo de infinitas possibilidades para explorar dentro da gestão de recursos humanos, que têm evoluído de atividades mais burocráticas e demoradas, para processos mais rápidos e eficientes.

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