BRANDS' ECO Saiba como digitalizar processos pode ajudar a sua empresa

Nos últimos anos, e principalmente depois do início da pandemia, tem havido uma preocupação das empresas em se tornarem digitais e saberem aproveitar as vantagens que esta opção lhes pode trazer.

Além de quererem promover a segurança da empresa, as entidades que optam por digitalizarem os seus processos também procuram encontrar uma ajuda que lhes permita fazer, de forma mais facilitada, a gestão de todas as áreas das suas companhias, entre as quais se encontra a área financeira.

Mas o que é que as empresas ganham em concreto com a digitalização de processos? De que forma é que isto pode ajudar na sua gestão financeira? Para responder a estas e outras perguntas, o ECO esteve à conversa com Mário Moura, CEO da Mário Moura Contabilidade – uma empresa de contabilidade com mais de 20 anos de experiência – que, além de apresentar as vantagens da digitalização no curto prazo, também enalteceu as mais-valias que uma empresa digitalizada pode vir a ter no futuro.

Qual o impacto da digitalização de processos para o sucesso das empresas?

A pandemia tornou ainda mais evidente as principais vantagens na digitalização de processos: flexibilidade, velocidade na resposta e otimização dos processos. Com os processos digitalizados, as empresas tornam-se mais ágeis no seu dia-a-dia e os seus colaboradores podem estar em qualquer lado com a mesma eficiência. Num mundo cada vez mais nómada e descentralizado, a digitalização torna-se inevitável.

Além da digitalização, que outros desafios as empresas irão enfrentar na área financeira num futuro próximo?

De facto, a desmaterialização dos processos é a grande mudança atual que as empresas enfrentam no seu quotidiano na área financeira. Contudo, na minha opinião, a grande disrupção que iremos enfrentar será com a utilização da tecnologia blockchain na área financeira e NFT. Com a blockchain a informação estará descentralizada, será imutável e inalterável. Esta opção terá vantagens, não só para as empresas, mas também para a Autoridade Tributária. Já os NFT poderão vir a substituir títulos de registo, como o registo comercial, Registo Predial ou mesmo o registo automóvel.

Mas que mais-valias é que a blockchain e a criptomoeda podem trazer às empresas?

Com todos os registos das atividades das empresas assentes em blockchain teremos, em tempo real, o registo financeiro das organizações. E com os pagamentos assentes em criptomoeda, teremos de forma fácil e imediata acesso a todos os movimentos. Ou seja, com estas duas opções, o papel dos profissionais da área financeira e contabilística será cada vez mais consultivo. As criptomoedas e, em particular, o De-Fi (finanças descentralizadas) serão, num futuro próximo, uma realidade nas empresas, e vão permitir que fazer um pagamento a um fornecedor em Portugal ou na China seja exatamente o mesmo.

E de que forma a Mário Moura Contabilidade ajuda os seus clientes nesta transição de processos físicos para o digital?

Na nossa empresa sempre tivemos o foco na inovação. A forma de nos diferenciarmos sempre foi centralizar os nossos processos em ferramentas disruptivas e inovadoras. Ao percebermos que a digitalização seria o caminho, estudamos a área e o mercado e, há cinco criámos uma spinoff da Mário Moura Contabilidade para esta área de negócio chamada “OyO – Organize You Office”. Trata-se de uma empresa de software que apoia a digitalização dos processos e permite que os empresários possam gerir as suas empresas e os seus documentos em qualquer lado, sem necessidade de instalação de qualquer software, já que tudo está numa nuvem, de forma descentralizada e segura. O arquivo digital é uma realidade que torna mais fácil o acesso à informação contabilística e financeira e, naturalmente, cumprindo as disposições para um arquivo digital. Tudo isto completamente integrado com ERP de terceiros para partilha de dados e informação em tempo real.

Quais as maiores dificuldades que observam na digitalização das empresas?

Em termos tecnológicos existem cada vez melhores soluções de apoio para a digitalização das empresas. Por isso, a grande dificuldade não é a tecnologia, mas sim as pessoas. A ausência do papel ainda representa uma viragem de paradigma que apresenta grandes desafios. A gestão da mudança é o grande desafio neste processo e, por isso, o foco deve estar nas pessoas e não na tecnologia. Impor a mudança nunca tem um bom resultado.

O que considera ser preciso fazer para que essas mentalidades mudem?

É preciso envolver as pessoas no processo. É preciso explicar as vantagens que o caminho digital traz para as empresas, mas principalmente para o dia-a-dia das pessoas. Mais do que focar apenas nas vantagens financeiras, é essencial que olhemos mais para a melhoria da qualidade do trabalho. O trabalho remoto e os nómadas digitais aceleram este processo e as vantagens tornam-se evidentes.

Acredita que, no futuro, as empresas vão conseguir ter toda a sua contabilidade digitalizada?

Sim. Neste momento, na nossa empresa, temos já clientes com a contabilidade totalmente digitalizada. A transição para a contabilidade 100% digital, cumprindo a legalidade, é já hoje uma realidade. Mas volto a reforçar que a grande disrupção será com a blockchain, NFT e criptoativos. Só com a utilização destas três ferramentas tecnológicas é que iremos assistir a uma contabilidade em tempo real, com os profissionais a terem um papel mais consultivo com ferramentas e inteligência artificial a desempenharem o papel processual e de registo de movimentos.

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