O futuro do escritório ou o escritório do futuro?

“Ir ao escritório tem de ser uma experiência”, diz Carlos Cardoso, managing director da Tétris. “Antigamente, o escritório era um espaço que recebia pessoas. Agora, tal como ter um clube, as pessoas querem pertencer a uma comunidade, querem orgulhar-se de ser parte de determinada empresa”, assinala o responsável pela empresa de design e construção do grupo JLL.

Existe futuro para os escritórios, mas os escritórios do futuro serão mais adaptados aos novos ritmos laborais, aos modelos híbridos que vieram para ficar e à forma como as pessoas preferem trabalhar. Mais do que nunca, ir ao escritório tem de ser realmente valioso, produtivo e entusiasmante.

“Cada vez mais, as pessoas necessitam e querem opções que lhes permitam escolher onde trabalhar ou que lhes permitam adaptar espaços com base na tarefa que têm em mãos”, afirma Rui Malcata, diretor da Steelcase em Portugal, à Pessoas. Os profissionais querem controlar e escolher onde e como melhor podem realizar as suas tarefas e, consequentemente, atingir os objetivos, o que revela uma maior autonomia, mas exige, também, uma componente quase camaleónica que obriga a que os espaços se tornem multifuncionais.

“No passado, o planeamento de design dependia de uma abordagem mais padronizada, com uma mentalidade voltada para a arquitetura permanente e as configurações standard de escritório. As novas realidades exigem que as pessoas e as organizações se tornem mais ágeis, exigindo que os espaços se possam transformar e mudar regularmente conforme necessário”, continua.

Se, há uns anos, os gabinetes fechados começaram a ser questionados por espaços mais amplos, em que se aproximavam chefias e colaboradores, se diluía a estrutura de poder vertical e se potenciava a comunicação, agora, os próprios open spaces estão a ser repensados e re-imaginados de forma a serem espaços mais flexíveis, mais tecnológicos e mais adaptáveis do que nunca.

"Os open spaces têm de mudar, não podem ser um depósito de pessoas. Os gabinetes têm de mudar, não podem ser o reino das pessoas. O open space torna-se um espaço multiusos, pode ser um auditório, uma cafetaria ou um baloiço.”

“Os open spaces têm de mudar, não podem ser um depósito de pessoas. Os gabinetes têm de mudar, não podem ser o reino das pessoas. O open space torna-se um espaço multi-usos, pode ser um auditório, uma cafetaria ou um baloiço”, afirma o managing director da Tétris, empresa do grupo JLL para a área da arquitetura e construção.

Trabalho de concentração em casa, trabalho de conexão no escritório

A visão do escritório do futuro é, de certa forma, unânime: um escritório híbrido, onde o físico e o digital se fundem e cuja presença humana transporta para momentos importantes de inovação, pensamento, criatividade, partilha e relações humanas. No entanto, existem diferentes nuances entre as opiniões.

André Almada, diretor do departamento de escritórios da consultora imobiliária CBRE, não acredita que a massificação do trabalho remoto vingue. Acredita, por outro lado, num modelo híbrido. “As empresas vão continuar a necessitar as suas sedes, mas esse espaço físico vai incorporar coisas diferentes. Eficiência versus posto de trabalho vai ser um dos critérios mais valiosos, ou seja, ter o maior número de pessoas no menor espaço possível vai deixar de existir”, refere.

“É preciso criar um ecossistema que tenha inserido em si mesmo várias opções e valência de espaço. Eu posso sentir-me muito mais criativo, produtivo e focado num social hub do que numa focus room, por exemplo”, continua. “O que, no fundo, as empresas têm de ter é um menu diversificado de espaços e de ambientes, criando este tipo de experiências, conforto e sensações que permitam às pessoas aproveitar e potenciar aquilo que são as suas capacidades e talentos”, acrescenta.

Para Pedro Monteiro, deputy managing director da Konica Minolta Portugal, o espaço físico vai revelar outras prioridades, nomeadamente uma maior procura por espaços de coworking, de projeto, de convívio e de comunicação phygital. O escritório do futuro é, deste modo, para a empresa japonesa, uma “peça fundamental para agregar pessoas, para a geração de ideias e forma de viver a cultura da empresa”, onde a interação humana se desenvolve de forma espontânea. Algo que o diretor do departamento de escritórios da CBRE também considera perder-se, de certa forma, com o teletrabalho. “Os corredores e as breaking areas dos escritórios eram as zonas onde a comunicação fluía de uma forma muito eficaz. Em casa, à frente de um ecrã, isto acontece, pelo menos, em menor escala”, refere André Almada.

"As empresas vão continuar a necessitar as suas sedes, mas esse espaço físico vai incorporar coisas diferentes. Eficiência versus posto de trabalho vai ser um dos critérios mais valiosos, ou seja, ter o maior número de pessoas no menor espaço possível vai deixar de existir.”

Quem já está a dar os primeiros passos neste sentido é o grupo Ageas, que, dentro de alguns meses, vai mudar-se para novas instalações. Aí haverá “espaços inovadores que possibilitarão experienciar dinâmicas que ainda não tinham sido possíveis na empresa”, conta Catarina Tendeiro, diretora de recursos humanos do grupo Ageas Portugal, acrescentando que as várias marcas estarão, finalmente, juntas no mesmo edifício para consolidar uma cultura comum e não haverá secretárias assignadas (o chamado free-sitting). Além disto, um rooftop que permite realizar eventos, uma horta comunitária, uma brand room e uma academia, pensada para uma aprendizagem de forma disruptiva, são outros espaços que o novo escritório do grupo segurador acolherá.

Catarina Tendeiro acredita que, no futuro, irá vigorar um modelo de colaboração híbrido. “Um equilíbrio entre trabalho remoto e trabalho no escritório, mais vocacionado para alturas de colaboração inter e intra equipas, brainstorming, formação em sala, teambuildings… A interação humana é muito importante para a nossa saúde emocional e iremos sempre incentivá-la e defendê-la”, afirma.

Nesta lógica mais equitativa, em que se alterna de espaço também em função das tarefas diárias, o escritório vai ser, na opinião de Carlos Cardoso, “uma sala de reuniões” ou um “ponto de encontro” onde as pessoas podem trabalhar, conversar e reunir-se. “Podem estar dois dias em casa a desenvolver e depois voltar ao escritório. O trabalho de concentração será feito em casa e o trabalho de conexão no escritório”, afirma, salientando, no entanto, que espaços com mesas e cadeiras terão sempre de continuar a existir. E, apesar de o escritório do futuro ter de ser alvo de várias modificações, para o managing director da Tétris, o futuro do escritório não está em causa e a prova disso é que “todos temos saudades dos escritórios”, espaços que considera serem bens essenciais.

Desejo de interação física, escritórios mais desejados

O teletrabalho é, por um lado, considerado um regime que permite maior flexibilidade, autonomia e work-life balance mas, por outro lado, tem sido associado a um maior isolamento, sobretudo tendo em conta o contexto em que foi implementado. “Sentir-se isolado enquanto se trabalha em casa é a maior preocupação que as pessoas identificam em todos os países e o principal motivo para voltarem ao escritório é para se conectarem com os colegas”, refere Rui Malcata.

Já para Manuela Pinto, diretora de pessoas e organização da Repsol, existem tendências despertadas (ou, pelo menos, aceleradas) pela pandemia que irão perdurar mesmo no pós-crise sanitária, como a redução das viagens de trabalho e a racionalização das deslocações. Ainda que considere que a globalização, a desterritorialização e a mobilidade trazem inúmeras vantagens para a sociedade, a líder de pessoas da empresa do setor energético defende que “o ser humano necessita de se movimentar e de interagir”. “Está na sua génese”, diz, justificando, desta forma, a vontade de regressar aos escritórios.

Se, a esse desejo que as equipas têm de estar, novamente, reunidas, juntarmos os edifícios mais atrativos e aprazíveis para se estar a trabalhar, Catarina Tendeiro considera que, dentro de poucos meses, passaremos do “atual entorpecimento” para uma fase de “grande entusiasmo por voltar ao escritório”.

Para trocarem o espaço de trabalho que montaram nas suas casas no início da Covid-19 e da quarentena obrigatória pelas idas ao escritório, ainda que possam ser mais esporádicas ou alternadas com teletrabalho, é preciso, no entanto, construir uma versão mais apelativa e funcional dos espaços de trabalho que as pessoas conheciam até março de 2020. De acordo com o estudo da CBRE, divulgado em fevereiro, sobre as tendências do mercado imobiliário em Portugal para 2021, uma das projeções prende-se, precisamente, com a integração de serviços e atividades que atraiam as pessoas ao escritório, dando a empresa do setor imobiliário como exemplos uma lavandaria, aulas de yoga e zonas de convívio.

Criar momentos especiais torna-se crucial. “Eu posso, por exemplo, instituir que, uma vez por semana, o melhor pequeno-almoço de Lisboa acontece na CBRE, o que faz com que as pessoas vão ao escritório. É preciso gerar estas experiências que levem os colaboradores aos escritórios, usufruindo da cultura empresarial e da possibilidade de poderem trocar ideias e impressões”, refere André Almada.

O segredo do sucesso poderá estar no mix e equilíbrio de tudo isto, em que o trabalho não se cinge às quatro paredes do escritório, bem como a cultura da empresa, mas essas quatro paredes não desaparecem. Por outro lado, delimitam um espaço – que assume outras valências e dimensões que o tornam híbrido, phygital e polivalente. E, em última instância, até mais eficiente, produtivo e competitivo.

Menos colaboradores no escritório, mas os mesmos (ou mais) metros quadrados

Se a tendência é que os modelos híbridos permaneçam nas empresas, é expectável que haja menos colaboradores no escritório em simultâneo. À primeira vista, esta pode ser uma oportunidade para algumas empresas reduzirem custos relacionados com a dimensão dos espaços, otimizando-os. No entanto, a questão não é assim tão linear. Se, por um lado, há menos colaboradores nas instalações, por outro lado, os espaços não serão os mesmos, requerendo outras necessidades, tanto ao nível de design como de dimensões.

“Seguramente que haverá empresas que vão conseguir racionalizar custos através desta teoria. No entanto, do nosso ponto de vista, isso é pensar no curto prazo. Posso até tirar 100 mesas, 100 cadeiras e 100 blocos de gavetas mas, em simultâneo, terei de criar estes novos espaços que proporcionam um ecossistema ao qual as pessoas vão para ter experiências diversificadas. Tenho as maiores dúvidas que conceber este tipo de espaços de trabalho resulte numa diminuição do número de metros quadrados. Eu diria que, eventualmente, sucederá o reverso, ou seja, quem acreditar que este é o futuro dos escritórios, e que, desta forma, vai ter o melhor talento, a melhor produtividade e a melhor rentabilidade, provavelmente não será através dos metros quadrados que vai poupar”, explica o diretor do departamento de escritórios da CBRE.

Carlos Cardoso, da Tétris, partilha da mesma opinião e recorda que a própria variedade e multifuncionalidade dos espaços exigirá, também, um maior distanciamento entre áreas, para que uma não perturbe as atividades que acontecem na outra. “Os espaços sociais, por exemplo, têm de estar afastados e protegidos com painéis acústicos”, refere.

Sem grande surpresa, neste momento, a maior dificuldade para as empresas na reconstrução dos espaços prende-se, essencialmente, com a incerteza que a pandemia causou e continua a causar. “Tem havido uma razoável incapacidade para avançar com projetos concretos. Está tudo um pouco à espera para ver o que acontece, a querer tomar decisões mais certeiras, seguras e com mais informação”, revela André Almada, à Pessoas. No entanto, entre os clientes da CBRE, a par dessa incerteza, existe também uma “enorme recetividade e curiosidade” perante o espaço que se apresenta, agora, como o escritório do futuro.