BRANDS' ECO “Em 2020, o número de empresas ativas nas plataformas da Cloudware cresceu 25%”

Ao contrário do que aconteceu na maioria dos setores, o mercado digital teve mais vantagens do que desvantagens com a chegada da pandemia. Os confinamentos, o teletrabalho, a escola virtual e as compras online foram alguns dos fatores que contribuíram para o crescimento do setor.

Se, por um lado, parte das organizações já apostava no digital, por outro lado, persistiam aquelas que funcionavam “à antiga”, sem investimento na digitalização do seu negócio. Principalmente para estas últimas, a chegada da pandemia foi um grande abanão, que as obrigou a mudar de perspetiva. É neste ponto que entram empresas especializadas em gestão digital, como a Cloudware, que ajudam na digitalização dos negócios e, em alguns casos, a evitar a sua falência.

Para perceber como funciona o processo de digitalização de empresas e qual a importância para os negócios, o ECO conversou com Vitor Pinho, CEO da Cloudware, e com Eurico Inocêncio, CTO da mesma empresa.

As vantagens que a pandemia trouxe ao setor digital

Com a eclosão da pandemia, muitas empresas ficaram endividadas e muitos empresários recorreram a alguns fundos para continuarem de portas abertas. Foi nesse momento que muitas empresas perceberam que tinham de analisar os gastos e reduzi-los onde fosse possível. E é aqui que empresas como a Cloudware podem ajudar.

"Em 2020, o número de empresas ativas nas plataformas da Cloudware cresceu 25%, o que revela um cenário muito animador considerando todas as dificuldades que o país está a viver.”

“A Cloudware não vende software, fornecemos o software como um serviço, sem custos iniciais de configuração, sempre atualizado de acordo com a legislação e com baixo custo, porque utilizamos tecnologias open source no desenvolvimento e não temos que pagar licenciamento a terceiros”, começou por dizer Vitor Pinho.

Por exemplo, a gestão total de uma empresa pode ser feita a 100% na web – com salários, contabilidade, registo automático de compras, faturação – por 36€ mensais. Este sistema é totalmente integrado, inclui formação dos utilizadores e assistência técnica especializada.

O CEO da Cloudware disse ainda que, apesar da pandemia, “em 2020, o número de empresas ativas nas plataformas da Cloudware cresceu 25%, o que revela um cenário muito animador considerando todas as dificuldades que o país está a viver”.

Eurico Inocêncio confirmou o aumento de clientes em tempo de pandemia, que justificou como sendo impulsionado pela necessidade de modernização das empresas. “A pandemia motivou a aceleração da transformação digital das empresas. Muitas empresas aproveitaram para ‘arrumar a casa’ e modernizar o sistema de informação. Os nossos clientes valorizaram como nunca terem um sistema na internet, sempre atualizado e com toda a informação disponível para trabalhar remotamente, a partir de casa ou de qualquer outro lugar”, contou ao ECO.

O que fazem as empresas de software de gestão?

No caso da Cloudware, a criação de plataformas para melhorar e facilitar a gestão dos negócios dos seus clientes está na base do seu trabalho. A empresa nasceu em 2011 e, atualmente, é líder em software de gestão online, com mais de 100 mil empresas a usar os seus serviços em Portugal. De salientar que não se trata de uma empresa que funciona como canal de distribuição, mas que cria os serviços que fornece, numa relação direta com as necessidades dos clientes. “Somos uma empresa de referência no fornecimento de software integrado de gestão e contabilidade na Internet. Este conhecimento permite a evolução constante dos sistemas, é um trabalho e um desafio contínuo com o grande objetivo de conquistar o reconhecimento do cliente”, explicou Vitor Pinho.

Além das empresas, a Cloudware trabalha diretamente com contabilistas. “Os contabilistas são o braço direito dos empresários. O governo nunca poderia exigir às empresas tantas obrigações de reporte, sem o apoio fundamental prestado por estes profissionais. Por isso, é nossa responsabilidade fornecer tecnologia para os auxiliar”, disse o CEO da Cloudware.

Apesar de reconhecer o trabalho que a Autoridade Tributária tem realizado na melhoria da interoperabilidade dos seus sistemas, Vitor Pinho encara o caminho como longo: “Em sistemas menos evoluídos, os contabilistas ainda têm que exportar ficheiros e carregar manualmente nos portais, o que representa falta de produtividade, segurança e ineficiência. Os sistemas têm que falar entre si, criando automatismos. Esta é a maior ajuda que podemos dar aos contabilistas”.

Que tipo de serviços disponibiliza a Cloudware?

“A Cloudware desenvolve um único software de base, temos uma arquitetura moderna, com tecnologia open source e utilizamos os mais recentes paradigmas de engenharia de software”, explicou Eurico Inocêncio, CTO da Cloudware.

A empresa desenvolveu, em exclusivo para a Ordem dos Contabilistas Certificados, a plataforma TOConline. É uma plataforma líder em gestão de mercado em Portugal, com mais de 120 mil empresas e 490 mil utilizadores ativos e é, também, o sistema de eleição dos contabilistas.

Mas, para as empresas que não querem estar dependentes de contabilistas e que querem ter o seu próprio sistema de informação, a Cloudware oferece o mesmo serviço, com a marca Cloudware Business. “Trata-se de um software semelhante ao TOConline, mas com serviços de apoio desenhados para as empresas e oferecidos diretamente pela Cloudware”, explicou Vitor Pinho.

"A utilização de um sistema integrado na internet permite a criação de um ambiente colaborativo, onde o contabilista pode acompanhar o gestor no seu dia-a-dia, preparar informação e realizar processamentos que produzem, de forma imediata, informação imperativa para a gestão eficiente da empresa e para a tomada de decisão.”

Apesar de se dirigirem a clientes diferentes, o TOConline e o Cloudware Business são sistemas de gestão integrados, fornecidos como um serviço através da Internet. A Cloudware defende que as empresas devem usar sistemas integrados de gestão, ou seja, não devem ter a faturação, o registo dos gastos, o processamento salarial e a contabilidade em sistemas separados, mas antes um SaaS (Software-as-a-Service).

No ano passado, a Cloudware lançou, também, o POS Cloudware, direcionado para setores com necessidades específicas no processo de venda, nomeadamente a restauração e retalho, dois dos setores mais afetados pela pandemia. Este POS está integrado em tempo real com a contabilidade. Qualquer loja ou restaurante pode ter acesso a um sistema POS da Cloudware por 8€ por mês.

“A utilização de um sistema integrado na Internet permite a criação de um ambiente colaborativo, onde o contabilista pode acompanhar o gestor no seu dia-a-dia, preparar informação e realizar processamentos que produzem, de forma imediata, informação imperativa para a gestão eficiente da empresa e para a tomada de decisão”, afirmou o CTO da Cloudware.

Através do software integrado, o registo das transações é automático e, uma vez que a informação que têm que reportar à Autoridade Tributária, à Segurança Social e a outras entidades é complexa e obriga a operações de registo detalhadas com crescentes regras de compliance, o próprio software acaba por ajudar os contabilistas a não cometerem erros, a preparar e a automatizar o reporte.

A contribuir para o sistema integrado está, também, a nova Diretiva Europeia de Serviços de Pagamento (PSD2). Através desta, os bancos ou instituições acreditados para o efeito podem prestar serviços de agregação (AISP) e iniciação de pagamentos (PISP) para qualquer conta bancária, independentemente do banco onde se encontra essa mesma conta. Desta forma, quando um valor é recebido na conta, o sistema consegue identificar a fatura de venda e sugerir a emissão do recibo ao cliente. Assim, os empresários conseguem aceder à informação de qualquer conta bancária e utilizar os serviços do banco (BaaS – bank-as-a-service) através do software de gestão.

"A grande vantagem do software que desenvolvemos é ser 100% online, funciona como um site.”

Ainda dentro dos serviços prestados pela Cloudware, está o Cloudware Learning Center. Trata-se de um centro de formação da empresa, no qual é fornecido o conhecimento de gestão, aliado ao software de apoio às empresas. Eurico Inocêncio considera que, ao partilhar conhecimento, é possível melhorar a gestão de empresas: “Podemos marcar realmente a diferença no reconhecimento e valorização dos nossos sistemas e melhorar procedimentos nas PMEs e ENIs, ajudando também os contabilistas que utilizam o sistema que desenvolvemos”.

No entanto, mesmo com a partilha de informação, continuam a existir desafios para as empresas. Converter a informação do sistema anterior para o novo software e o receio de configurar um sistema com um funcionamento diferente são alguns desses dos entraves. Precisamente para lidar com essas dificuldades, a Cloudware dispõe, ainda, um serviço de Consultoria Especializada, moldado às necessidades de cada cliente.

“A grande vantagem do software que desenvolvemos é ser 100% online, funciona como um site. Só temos uma versão em todos os clientes e quando atualizamos o programa, todas as empresas beneficiam imediatamente das novas funcionalidades, sem necessidade de instalações e sem complicações”, referiu, ainda, o CEO da Cloudware.

Mudanças e tendências no software de gestão empresarial

“As próximas tendências estarão concentradas em dois vetores: os automatismos de registo de informação e a capacidade de inferência de informação relevante por parte dos sistemas. Em relação aos automatismos, os sistemas conseguem aprender com o comportamento dos utilizadores e facilitar ou até evitar a intervenção humana nas operações seguintes”, admitiu Vitor Pinho.

O software desenvolvido pela Cloudware consegue “falar” com os serviços da Autoridade Tributária e Segurança Social, para reportar a faturação, o IVA, o IRC e as contribuições das empresas e trabalhadores, com apenas um clique e sem a necessidade de descarregar ficheiros, de instalar aplicações terceiras, ou mesmo de aceder manualmente aos portais. De acordo com o CEO, “a tendência será alargar estes automatismos, para conseguir sempre a melhor experiência para o utilizador”.

Dentro das mudanças entra, também, a inteligência artificial que, apesar de estar numa fase muito embrionária, tem grandes potencialidades dentro do setor do software de gestão. E um exemplo onde pode ser aplicada é na contabilização automática de documentos.

"“Falamos e aprendemos, todos os dias, com a interação direta com milhares de contabilistas e empresários. Para além dos engenheiros, temos muitos colegas formados em gestão, economia e contabilidade, que participam diretamente no desenvolvimento do software.”

“Sempre que uma fatura é encaminhada por e-mail para o nosso sistema, ou fotografada na nossa app, é encaminhada para um bot de registo. Este robô consegue reconhecer o NIF da fatura, classificar o tipo de despesa, arquivar o documento no sistema de arquivo documental e sugerir a contabilização. O contabilista apenas tem que realizar uma confirmação visual e aceitar a sugestão dada pelo sistema. É um sistema de machine learning, ou melhor, machine teaching”, explicou Eurico Inocêncio.

A Cloudware recebe cerca de três mil novas empresas por mês, uma tendência que se manteve, mesmo em tempos de pandemia. Para Vitor Pinho, o que justifica estes números é, sem dúvida, a proximidade e interação entre a equipa da Cloudware e os utilizadores.

“Falamos e aprendemos, todos os dias, com a interação direta com milhares de contabilistas e empresários. Para além dos engenheiros, temos muitos colegas formados em gestão, economia e contabilidade, que participam diretamente no desenvolvimento do software. Esta conjugação de competências permite fornecer realmente o software como um serviço, onde o foco está em proporcionar a melhor experiência aos clientes”, rematou o CEO da Cloudware.