Perdido no meio de tantas reuniões online? Nove dicas para vídeochamadas produtivas e eficazes

Desde o início da pandemia que o teletrabalho se tornou uma realidade um pouco por todo o mundo. Os ícones do Zoom, Skype, Microsoft Teams ou WhatsApp passaram a fazer parte do ambiente de trabalho de muitos profissionais que, agora, todos os dias entram em salas de reunião virtuais para discutir diversos tópicos com os colegas.

Contudo, nem todas as videochamadas são realmente eficazes e facilmente as várias horas passadas em reunião podem revelar-se pouco produtivas. Para ajudá-lo a melhor a produtividades nas suas reuniões virtuais, e com base na experiência e conselhos da consultora Robert Walters e da multinacional japonesa Konica Minolta, a Pessoas reuniu nove dicas que podem revelar-se bastante úteis no seu dia a dia no trabalho:

1. Envie com antecedência os detalhes da reunião

Este é o primeiro passo. Enviar a todos os participantes os detalhes necessários para aceder à reunião, que podem incluir data, hora, detalhes de login e URLs, caso seja necessário. Além desta informação, a Robert Walters salienta que pode, também, fazer sentido explicar alguns tópicos que serão abordados durante a reunião, partilhando uma “ordem de trabalhos” informal da reunião.

“Criar tópicos a serem abordados, bem como convidar apenas os interlocutores essenciais para a videochamada é uma forma de filtrar os temas a tratar durante a reunião e aumentar a eficácia da mesma”, explica a Konica Minolta.

2. Ligue a câmara

Manter a câmara ligada é, também, um dos conselhos da empresa japonesa. “Utilizar a web durante as meetings é uma forma de manter o contacto visual”, explica fonte da empresa. É recomendado olhar para a câmara e não para a imagem no ecrã, de forma a mostrar um maior envolvimento na conversa, e utilizar o “mute” sempre que não seja a sua vez de falar, para facilitar a comunicação entre todos os participantes da meeting.

3. Assegure a parte técnica

Certificar-se que todo o equipamento (som, imagem e ligação à internet) está a funcionar é um passo obrigatório antes de qualquer reunião. “Essa verificação deve ser feita com antecedência e imediatamente antes da vídeochamada”, afirma a Robert Walters, acrescentando que, se possível, deve também fechar as janelas e as portas para evitar os ruídos do exterior.

“Faça, também, por não ter crianças ou animais de estimação no mesmo espaço durante a conversa, para evitar instruções e interrupções, e lembre-se de desligar o telemóvel ou ativar o modo silencioso”, acrescenta.

4. Escolha bem o horário

O bom agendamento é outra dica para conseguir videochamadas mais produtivas e eficazes, sendo boa ideia dar preferência aos momentos mais tranquilos do dia. Isso implica olhar com atenção às necessidades particulares dos participantes nos encontros.

“Se tiver filhos pequenos, uma boa altura para fazer reuniões seria de manhã cedo antes de acordarem, na hora da sesta, em horas que estão entretidos e que não o iriam interromper. Deve adaptar e flexibilizar o seu horário em função das suas necessidades e obrigações”, aconselha a consultora.

5. Saiba cumprir

Uma vez agendada, é fundamental cumprir o horário estipulado para a reunião, de maneira a evitar atrasos, deixar colegas à espera ou até que determinados assuntos fiquem por abordar. E, se não é realmente necessária, não agendar sequer qualquer vídeochamada.

“Diminuir a frequência, às vezes é fundamental. Há que perceber se precisamos, de facto, de criar reuniões semanais para um determinado tema ou se, por exemplo, podemos optar por um encontro mensal. Ganhamos e otimizamos tempo”, refere a Konica Minolta.

6. Escute e não interrompa

A escuta ativa continua a ser um fator de grande importância, sobretudo em vídeo, onde uma parte do contacto se perde. Dar tempo para cada pessoa falar, não interromper o discurso dos outros e não gerar conversas paralelas são comportamentos aconselhados. Este conselho irá refletir-se também na eficácia da reunião e até no respeito quanto ao tempo de início e de fim da mesma.

7. Seja claro e conciso

Da mesma forma que ouvir os outros é fundamental, quando for a sua vez de intervir, tenha em conta que a sua mensagem deve ser “clara, breve e concisa”.

“Nunca foi tão importante como quando se trata de combater as muitas distrações inerentes a uma sala virtual”, alerta a Harvard Business Review.

8. Use a linguagem corporal

Ainda que a reunião não seja presencial, a linguagem corporal não deve ser descurada, devendo ser o mais natural possível. Falar devagar, acenar positivamente com a cabeça, sorrir e repetir expressões que demonstrem que está a ouvir o interlocutor — como “sim”, “claro”, “pois” — podem ajudar no envolvimento, empatia e confiança geradas durante a chamada.

9. Use a tecnologia a seu favor

Se tiver de fazer uma apresentação durante a reunião, a Harvard Business Review relembra que o software de videoconferências vem, normalmente, com funcionalidades incorporadas como sondagens, chats, quadros brancos ou até emojis. Incorporar este tipo de ferramentas durante a sua apresentação é uma forma de torná-la mais dinâmica e interativa, captando a atenção da audiência e envolvendo-a no seu discurso.