Onboarding: como as empresas dão as boas-vindas aos trabalhadores em tempo de coronavírus

A progressão do novo coronavírus obrigou empresas a adotar o teletrabalho como medida, em muitos casos, permanente. Mesmo em tempo de distância social imposta, há profissionais que continuam à procura de trabalho e empresas a dar continuidade a processos de recrutamento e acolhimento, o designado onboarding. Para aquelas que não suspenderam estes processos, a imposição de ter de os fazer remotamente pode trazer grandes desafios. Como garantir a atração de talento e o acolhimento de um novo trabalhador na empresa, à distância de um ecrã?

Ter toda a informação na cloud, tirar partido das ferramentas de comunicação e partilha de informação e garantir o feedback são alguns dos segredos para garantir um processo de acolhimento de sucesso.

“Foi a primeira vez, em 50 anos de existência do grupo, que recebemos novos colaboradores e colocámo-los de imediato em trabalho remoto. E que todo o contacto com a equipa é feito desta forma”, conta à Pessoas Rita Mourinha, responsável da Seresco em Portugal. “Diariamente efetuamos reuniões de videoconferência com toda a equipa, para fazermos follow up do dia de cada um e do seguimento com cada cliente, para assegurarmos que o canal de comunicação é diário”, explica a responsável.

Um trabalhador que inicie agora um novo desafio profissional irá encontrar um contexto obrigatoriamente diferente do comum e, acima de tudo, irá conhecer uma vivência da nova empresa alterada e de reação a este período.

“Tivemos de nos reorganizar internamente para assegurar o compromisso com estes novos recursos e também, para garantir toda a formação necessária”, destaca.

Boas-vindas em vídeo

Uma sessão remota de “welcome”. É assim que, desde o início deste processo, a Axians, a marca da VINCI Energies — especialista em TIC —, trata de todas as sessões de acolhimento: por videoconferência. “Os pontos operacionais críticos são agora a entrega dos materiais e equipamentos que permitam às pessoas terem os acessos às plataformas que o grupo disponibiliza, para que, dessa forma, se possam ligar à sessão de welcome remotamente”, conta Fernando Rodrigues, managing director na Axians Portugal.

Por isso, caso exista alguma limitação ao nível da disponibilização de computador portátil, por exemplo, “existem mecanismos que permitem às pessoas ligarem-se a partir de qualquer computador ou dispositivo móvel, tipo smartphone”, exemplifica o responsável. “Algo que até há pouco tempo era dado como adquirido, assume hoje outra realidade e um processo acelerado de transformação, para garantir continuidade nas operações, algo que vai exigir ainda mais abertura à mudança de cada um de nós”, sublinha Fernando Rodrigues.

Para as empresas tecnológicas, o trabalho remoto e o recurso a plataformas digitais não são novidade. Em tempo de crise, no entanto, a solução passa por redirecionar e reforçar o uso dessas mesmas ferramentas.

“Acreditamos que o onboarding de colaboradores pode ser feito de forma eficaz remotamente, mas isso vai depender grandemente da preparação da empresa. O caso da Alvo, onde em meses normais 50% do trabalho já era executado remotamente, as modificações necessárias para realizar o onboarding remoto são mínimas”, confirma Carlos Couto, diretor executivo da empresa de software Alvo.

Também na tecnológica DefinedCrowd, com planos de expansão de equipa ambiciosos para este ano, as boas-vindas aos novos elementos da equipa não têm parado. “Vamos continuar a contratar à taxa a que estamos neste momento, e todas as entrevistas e processos de onboarding vão ter lugar remotamente. Também pusemos em prática procedimentos internos para assegurar que os projetos decorrem à mesma velocidade e com a mesma eficiência que antes”, explica a CEO Daniela Braga.

Uma apresentação em PowerPoint com uma lista dos valores da organização não é suficiente para transmitir o que significa trabalhar naquela empresa. Os novos colaboradores querem saber se realmente se identificam e pertencem à nova organização.

Passo a passo, remotamente

Assinar contratos. Atribuir equipamentos. Dar as boas-vindas. Na Mind Source, empresa de outsourcing de TI, “os desafios encontram-se aqui”, conta Rui Reis, diretor executivo da empresa. “Para integrar funções na Mind Source, os colaboradores apenas precisam de um portátil e, após serem garantidos todos os acessos necessários, estão criadas as condições para o trabalho remoto. As sessões de integração passam a ser realizadas remotamente”, esclarece.

O acompanhamento da equipa de recursos humanos é feito, regularmente, através do contacto telefónico ou das plataformas digitais, “no sentido de garantir que o processo de onboarding do colaborador decorra da melhor forma possível”, exemplifica ainda Carolina Mendes, da Konica Minolta Portugal.

No caso do trabalhador que acabou de chegar à nova empresa, “deve estar alerta e disponível para receber informação em diferentes formatos e meios, e por ter contactos essencialmente virtuais com a realidade da empresa”. O foco deverá, defende ainda Inês Casaca, associate director da Randstad Portugal, estar na disponibilidade para a comunicação, recolha e partilha de informação. “Um trabalhador que inicie agora um novo desafio profissional irá encontrar um contexto obrigatoriamente diferente do comum e, acima de tudo, irá conhecer uma vivência da nova empresa alterada e de reação a este período”, sublinha Inês.

As ferramentas certas para integrar

As ferramentas de comunicação colaborativa como o Slack, o Microsoft Teams, o Zoom e até o Whastapp ou o Facetime, podem ajudar o novo trabalhador a sentir-se integrado numa nova equipa e a manter-se informado sobre as novas funções. Ao mesmo tempo, é uma forma de os gestores distribuírem tarefas e monitorizarem o desempenho do profissional recém-chegado.

“Os formatos virtuais ganham toda a relevância, mas sempre com a preocupação de garantir a proximidade sem essa presença física. Algo que passa forçosamente por pontos de contacto regular por videoconferência, por formatos virtuais de integração na equipa de trabalho, etc.. Em função dos perfis e funções será necessária maior ou menor regularidade e estruturação neste plano virtual de onboarding”, Rui Teixeira, chief operations officer da Manpower Group.

É importante não encher de informação uma pessoa que acaba de entrar, pois isso pode passar uma imagem negativa. O contacto depois pode e deve manter-se, demonstrando sempre apoio, disponibilidade e confiança.

“Sugerimos também que, durante as calls, os colaboradores tenham câmara ligada, sempre que possível, uma vez que a linguagem não verbal torna a comunicação mais eficaz”, relata Rui Reis, diretor da Mind Source. “Cada pessoa tem as suas preferências em como trabalha e que dispositivos usa. Há cerca de dois anos deixámos de atribuir laptops pré-especificados e passámos a atribuir um plafond a cada colaborador para que estes usem o dispositivo que acharem mais adaptado a si e ao trabalho que têm de fazer”, exemplifica Carlos Couto, diretor da Alvo.

Sónia Lara Nunes, head of people da Mercer Portugal, acredita que a diferença está nos pequenos gestos. “Ligar antes do primeiro dia para dar as boas-vindas, manter o email a comunicar a entrada pedindo ao newcomer que faça uma breve apresentação sobre si, realizar uma reunião online de boas vindas com toda a equipa, fazer pontos de situação regulares para medir o pulso e assegurar que a aprendizagem das praticas e conteúdos está a acontecer” são exemplos apontados pela a responsável.

Sandra Esteves, european training advisor na Robert Walters, alerta ainda que “é importante não encher de informação uma pessoa que acaba de entrar, pois isso pode passar uma imagem negativa. O contacto depois pode e deve manter-se, no caso do trabalho remoto, demonstrando sempre apoio, disponibilidade e confiança”.

Acompanhar, manter e quebrar rotinas

Informar o trabalhador dos horários que deve cumprir e agendar comunicações periódicas são estratégias para garantir que o novo elemento não se sentirá perdido. “Sendo um contexto de crise, o mais importante é tranquilizar o novo elemento da equipa, estar atento às suas necessidades neste momento e ter em conta que todas as interações serão diferentes do habitual”, alerta Inês, associate director da Randstad.

As atividades e respetivos outputs devem ser claramente definidos e comunicados e, fundamentalmente, deve haver por parte de todos um claro esforço para dedicar tempo à comunicação, mas também prevenir situações de solidão e burnout.

“É crucial manter rituais sociais para que as pessoas continuem a alimentar as relações de confiança e espírito de equipa, realizar reuniões de operação mais regulares, manter um diálogo aberto, transparente e construtivo para que as pessoas se sintam seguras e confiantes”, lembra Sónia Lara Nunes, head of people da Mercer Portugal.

“Devem ser definidos planos estruturados de touch points diários e semanais, com horários definidos e preparados antecipadamente. As atividades e respetivos outputs devem ser claramente definidos e comunicados e, fundamentalmente, deve haver por parte de todos um claro esforço para dedicar tempo à comunicação, mas também prevenir situações de solidão e burnout”, assegura Rui Teixeira, da Man Power Group.

Num processo de integração, é tão importante saber manter uma rotina de trabalho como saber quebrá-la. “Para mantermos os nossos eventos de team building e continuarmos a promover a integração de novos talentos, estamos a trabalhar em adaptar estes eventos ao campo virtual, através da promoção de live talks e pequenos momentos de convívio”, destaca Rui Reis, da tecnológica Mind Source.

“Atividades sociais, como jantares de equipa ou bebidas, que costumamos incentivar na Robert Walters, infelizmente neste momento são impossíveis, pelo que apenas podemos oferecer momentos lúdicos online em que o impacto é menor. Por exemplo, redes sociais internas como o Workplace, ou videochamadas de grupo com jogos, como a app House Party”, exemplifica Sandra Esteves.

E recrutar em tempos de coronavírus?

As empresas especialistas em recrutamento e gestão de recursos humanos como a Adecco, a Mercer ou a Randstad estão a adaptar os modelos de entrevistas para o digital, para conseguir continuar responder à oferta e procura de emprego. Atualmente, são as áreas de logística e grande consumo que estão à procurar de mais profissionais, revela a Adecco. Apesar das dificuldades, este pode ser um momento de reavaliar talento e métodos de recrutamento.

Na Mercer, os processos de recrutamentos estão a ser avaliados, ajustados e as entrevistas estão a ser feitas em formato virtual. “Uma vez que deixamos de estar em período de recrutamento ativo e massificado, pode ser um excelente momento para criarmos pipeline. Pesquisarmos o mercado e conhecermos talento que pode fazer sentido para a nossa organização”, sublinha Sónia Lara Nunes, head of people da Mercer Portugal.

Para conseguir continuar a dar resposta à procura e oferta de emprego, durante o período de quarentena, a Randstad criou a plataforma tecnológica “VIDA”, sigla em inglês para Video Interviews and Digital Assessments.

 

“Apenas como exceção iremos fazer entrevistas presenciais, recomendando também a todos os candidatos que pretendam fazer candidaturas ou obter mais informação sobre processos em vigor na Randstad que utilizem o nosso site, o chat, o contact center ou as nossas redes sociais”, explica Inês Veloso, diretora de marketing e comunicação da empresa de recrutamento.

“Todas as situações em que consigamos fazer o acolhimento por Skype, é o que estamos a fazer, dando todas as indicações e formações e-learning. Estamos a falar de pessoas que estão a entrar de novo numa empresa e convém que tenham um mentor, alguém que esteja minimamente próximo. É algo em desenvolvimento“, remata Vânia Borges, diretora de RH da Adecco.